[가이드 2023] 소프트웨어를 이용한 호텔 관리 시스템 최적화

호텔 관리 소프트웨어(HMS), 일반적으로 호텔 관리 소프트웨어로 알려진 이 시스템은 호텔과 환대 산업이 예약 관리, 예약을 위한 객실 가용성 모니터링 및 업데이트, 인사 관리 등 일상적인 업무를 지원하는 시스템입니다.

정의에 따르면, 호텔 운영에는 많은 반복적인 절차가 포함되며, HMS는 이러한 작업 중 일부를 자동화하여 노동 효율성을 향상시키고, 오류를 최소화하며, 지연을 줄이는 방법을 제공합니다.

그 결과, 호텔 관리 시스템은 현재 환대 산업에서 매우 중요하여 호텔 직원들이 귀중한 시간을 단조로운 업무에 소비하지 않고 대신 서비스 개선에 시간을 활용할 수 있도록 합니다.

HMS는 또한 호텔 직원의 성과 및 시설의 다른 부분을 모니터링하고, 들어오는 및 지속적인 지불을 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

간단히 말해, 호텔 관리 시스템은 현재 모든 비즈니스에 필수적입니다. 호텔 기업은 일반적으로 두 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다: 기성 호텔 관리 시스템을 구매하거나 맞춤형 호텔 관리 시스템을 구매하는 것입니다.

맞춤형 호텔 관리 시스템은 특정 요구 사항에 맞게 조정된 시스템을 원할 경우 선호됩니다. 그러나 일반적으로 기성 소프트웨어보다 더 비쌉니다. 맞춤형 호텔 관리 시스템이 귀하에게 최선의 선택일까요? 고려해야 할 몇 가지 중요한 변수가 아래에 논의됩니다.

맞춤형 호텔 관리 시스템이 필요한 이유는 무엇인가요?

다음은 기성 호텔 소프트웨어 솔루션에 비해 맞춤형 호텔 관리 시스템의 몇 가지 중요한 장점입니다:

데이터에 대한 제어 증가
맞춤형 호텔 관리 시스템을 사용하면 방문자의 정보를 HMS에 보관하고 기존 CRM(있는 경우)과 통합할 수 있습니다. 기성 HMS는 일부 CRM 소프트웨어와 호환되지 않을 수 있으며, 귀하의 데이터는 어느 정도 제3자 소스에 노출됩니다.

개인화
맞춤형 호텔 관리 소프트웨어를 사용하여 방문자를 위한 개인화된 환영 이메일 발송, 로열티 프로그램 생성, 특별 고객 혜택 제공 등의 맞춤형 서비스를 개발할 수 있습니다. 개인화는 요즘 고객 충성도를 구축하는 데 점점 더 중요해지고 있습니다.

일관된 고객 경험
맞춤형 관리 시스템은 체크인(및 체크아웃), 컨시어지 서비스 및 기타 서비스와 같은 여러 속성별 프로세스를 자동화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 호텔 직원과 방문자 간의 인간 접촉을 줄여 잠재적인 오해와 분쟁을 피하십시오.

반복 작업 자동화
위에서 간단히 언급했듯이, 맞춤형 호텔 관리 소프트웨어는 직원이 수행하는 반복적이고 종종 중복되는 작업을 제거하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 서로 다른 속성은 서로 다른 작업을 가질 수 있으며, 이 점에서 전문 소프트웨어가 빛을 발할 수 있습니다.

위에서 나열한 이점을 바탕으로, 왜 처음부터 맞춤형 호텔 관리 시스템이 필요할까요? 다음은 고려해야 할 몇 가지 일반적인 목표입니다:

예약 증가
보다 맞춤화되고 원활한 호텔 관리 시스템으로 호텔 예약을 개선할 수 있습니다(따라서 수익을 증가시킬 수 있습니다).

이 목표를 염두에 두고, 맞춤형 서비스, 보다 원활한 체크인 및 체크아웃 절차, 전반적으로 더 나은 고객 경험과 같은 보다 고객 중심의 호텔 관리 시스템을 개발해야 합니다.

운영 프로세스 개선
맞춤형 호텔 관리 시스템은 반복적인 관리 작업에 소요되는 시간을 줄이고 직원들이 일상 업무를 수행하는 방식을 모니터링하는 데 중요합니다. HMS를 조정하여 운영을 보다 원활하고 효율적이며 비용 효과적으로 만들 수 있습니다.

프로모션 개선
통합 채널 관리자를 통해 맞춤형 HMS는 여러 채널에 호텔을 광고하고 홍보하는 프로세스를 자동화하여 가격 균형을 유지하면서 환대 산업 전반에 걸쳐 도달 범위를 확장할 수 있습니다.

또한, 이 시스템은 GDS, OTA 및 독립 소매 대리인을 포함한 모든 프로모션 미디어에 실시간 예약 정보를 제공할 수 있습니다.

예약을 위한 자동화 프로세스 생성

모든 호텔 관리 시스템의 가장 중요한 특징 중 하나는 예약 프로세스를 자동화할 수 있는 능력입니다.

강력한 예약 관리 기능은 모든 고객이 예약한 객실을 확보할 수 있도록 하여 완벽한 예약 경험을 제공하며, 호텔 직원이 모든 예약 및 예약 데이터를 추적할 수 있도록 합니다.

이와 관련하여 고려해야 할 몇 가지 중요한 측면은 다음과 같습니다:

예약 관리
시스템은 예약 세부 정보를 수락, 조직 및 응답할 수 있습니다. 예를 들어, HMS는 예약 매개변수에 따라 특정 기간 동안 객실 점유율을 표시해야 합니다.

시스템은 모든 예약의 캘린더 보기를 제공할 수 있어야 하며, 호텔 직원은 적절한 조정을 할 수 있어야 합니다(날짜/숙소 카테고리 변경, 예약 취소, 확인서 발급 등).

온라인 예약 통합
오늘날 호텔 웹사이트에서 객실 가용성을 표시하고 잠재 방문자가 웹사이트에서 직접 예약할 수 있도록 하는 것이 일반적입니다.

호텔 관리 시스템은 웹사이트와 효과적으로 인터페이스하고, 예약 후 이메일 확인 발송 및 예약, 고객 정보 및 결제 세부 정보와 관련된 데이터를 관리하는 등의 다양한 절차를 자동화해야 합니다.

관리되고 자동화된 고객 관계 시스템

맞춤형 호텔 관리 시스템은 연락처 정보, 객실 세부 정보, 결제 방법, 생일 날짜 및 기타 관련 정보를 안전하게 저장해야 합니다.

이 고객 관계 모듈은 청구서 발송, 프로모션 등의 커뮤니케이션 및 알림 배포를 지원해야 합니다.

호텔의 비즈니스 선호도에 따라 적절한 고객 관계 흐름을 생성해야 하며, 여기에는 다음이 포함됩니다:

개인화
개별 방문자의 선호도와 습관을 알고 있다면 그들이 좋아하는 특정 레스토랑 예약을 하거나 도착 시 좋아하는 음료와 잡지를 제공하는 등의 맞춤형 서비스를 제공할 수 있습니다.

데이터 수집 및 분석을 통해 향후 캠페인 및 서비스 개인화를 설계할 수 있습니다.

알림
시스템은 고객의 숙박 기간 동안 다음 단계에서 자동으로 알림을 제공해야 합니다:

2. 도착 직전(예약 과정, 결제 확인, 주문한 서비스 목록)

3. 숙박 중(호텔 서비스, 레스토랑 식사에 대한 특별 제안 및 할인 등)

4. 체크아웃 직후(고객에게 피드백 및 리뷰 요청)

공급업체 옵션 고려
맞춤형 호텔 관리 시스템을 개발할 때 기억해야 할 몇 가지 중요한 사항은 다음과 같습니다:

원하는 기능 목록 작성
위에서 언급한 변수를 바탕으로 필요한 기능과 우선 순위를 나열하십시오. 가장 중요한 것은 이러한 기능/작업을 일관되게 제공할 수 있는 가장 저렴한 공급자를 찾고자 한다는 것입니다.

대부분의 경우 모든 요구 사항을 충족할 수 있는 공급자를 찾는 것은 불가능하므로, 우선 순위를 설정하는 것이 중요하여 옵션을 신중하게 평가할 수 있습니다.

결론

HMS는 가족 여관에서부터 대형 환대 네트워크에 이르기까지 모든 호텔에 중요합니다.

자신의 시스템을 개발할지 기성 솔루션을 사용할지는 귀하에게 달려 있지만, 필요에 맞게 HMS를 정확히 만들기로 선택했다면 개발 시간을 단축하기 위해 요구 사항의 전체 목록을 준비하십시오.