HIPAA 준수를 보장하기 위한 팁

건강 보험 이동성과 책임 법(HIPAA)은 1996년에 환자의 민감한 정보를 보호하기 위해 제정되었습니다. 이 문서에서는 이를 개인 식별 정보(PII)라고 합니다. 이 중요한 법안은 모든 의료 기관과 의료 산업과의 관계로 인해 민감한 데이터를 처리하는 모든 비즈니스 파트너에게 적용됩니다.

PII를 전송하고 관리하는 데 사용되는 기술이 변화함에 따라 HIPAA도 변화했습니다. 가장 최근의 주요 업데이트는 2013년에 발생했습니다. 최종 포괄 규칙(Final Omnibus Rule)이라고 불리는 이 업데이트는 보안 규칙(Security Rule)과 위반 통지 규칙(Breach Notification Rule)에 대한 주요 변경 사항을 포함하여 두 규칙 모두 비즈니스 파트너를 준수 계획에 포함하도록 문구를 변경했습니다.

최종 포괄 규칙의 결과로 의료 제공자는 이제 PII가 전체 정보 체인에서 보호되도록 보장할 책임이 있으며, 이는 모바일 앱 개발자부터 클라우드 호스팅 서비스 제공자까지 모든 사람을 신중하게 검토해야 함을 의미합니다. HIPAA의 최신 형태에 대한 준수를 보장하기 위한 유용한 팁을 찾아보세요.

1. 비즈니스 파트너와의 효과적인 관계 구축

모든 의료 제공자의 공급업체, 서비스 제공자 및 기타 비즈니스 파트너가 HIPAA 규정을 준수해야 하므로, 평판이 좋은 회사와 효과적인 관계를 발전시키는 것이 중요합니다. 먼저, 전자 팩스 솔루션을 구현하는 등 정보를 안전하게 온라인으로 전송하는 효과적인 방법을 찾는 것부터 시작하세요. 그런 다음 데이터 저장 제공자와 앱 개발자가 준수하는지 확인하세요.

회사가 HIPAA의 규칙과 규정을 따르고 있다고 말하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 각 비즈니스 파트너의 준수를 입증하고 회사가 주요 교육 및 감사 절차를 따르도록 의무화하는 문서를 확보하세요. 개인정보 보호 규칙(Privacy Rule)은 의료 제공자가 비즈니스 파트너로부터 서면으로 만족스러운 보증을 받도록 요구합니다. 이는 계약서 또는 두 개체 간의 다른 공식 계약의 형태일 수 있습니다.

2. 포괄적인 보안 정책 개발 및 유지

모든 의료 기관은 PII에 대한 접근, 저장 및 전송 방법을 설명하는 포괄적인 데이터 보안 정책을 마련해야 합니다. 이 정책은 내부 감사가 어떻게 수행될 것인지와 직원 및 제3자 공급업체가 HIPAA 준수에 대해 어떤 종류의 교육을 받을 것인지도 명시해야 합니다.

HIPAA 요구 사항이 복잡하기 때문에 많은 의료 제공자가 데이터 보안 정책에 포함할 내용을 결정하는 데 어려움을 겪습니다. 일반적으로 PII와 관련된 모든 정보를 포함하세요. 데이터 보안 정책은 필요에 따라 업데이트되고 정기적으로 검토되어야 합니다. 업데이트될 때 변경 사항은 직원과 비즈니스 파트너에게 명확하게 전달되어야 하며, 이를 쉽게 실행할 수 있도록 해야 합니다.

3. 전담 데이터 보안 책임자 두기

HIPAA의 규칙과 규정이 복잡하기 때문에 데이터 보안에 대한 특정 교육을 받지 않은 직원이 회사의 데이터 보안 정책을 개발, 구현 및 준수를 보장하는 것은 비현실적입니다. 대규모 의료 기관은 종종 전담 데이터 보안 전문가 팀을 유지합니다. 소규모 회사에서는 이것이 불가능할 수 있지만, 보안 규칙(Security Rule)에 의해 의무화되므로 지정된 HIPAA 보안 책임자를 두는 것이 중요합니다.

HIPAA 보안 책임자 또는 팀의 임무는 다음과 같습니다:

• 보안 규칙 준수를 보장하기 위한 보호 장치를 설정하고 시행합니다.
• 접근 제어, 재해 복구, 비즈니스 연속성 또는 사고 대응과 관련된 문제를 해결합니다.
• 내부 위험 평가를 수행하고 공급업체 및 비즈니스 파트너에 대한 제3자 감사를 촉진합니다.
• 데이터 유출을 조사하고 향후 완화를 위한 조치를 구현합니다.

HIPAA 준수와 IT 보안을 회사의 광범위한 비즈니스 전략에 통합합니다.

4. 정기적인 위험 평가 수행

HIPAA 보안 책임자는 정기적인 위험 평가를 수행하고 수정 조치를 구현할 책임이 있지만, 조직의 직원과 비즈니스 파트너는 정확한 정보를 제공하여 SO와 협력해야 합니다. 정기적인 위험 평가를 수행하고 문서화하는 것은 조직이 무작위 HIPAA 감사 요청에 더 효과적으로 준비하고 대응하는 데 도움이 됩니다.

조직이 무작위 감사 대상으로 선정되면, 보안 팀은 포괄적인 내부 감사를 수행하여 미리 준비해야 합니다. 시민 권리 사무소(Office of Civil Rights, OCR)는 이를 수행하는 데 필요한 모든 체크리스트와 위험 평가 도구를 제공합니다. 많은 조직이 잠재적인 문제를 더 쉽게 식별하기 위해 분기별로 정기적인 내부 감사를 수행합니다.

시작하는 가장 좋은 방법은 준수 관련 문서 및 직원 교육 세션을 검토하는 것이지만, 회사의 HIPAA 정책이 서류상으로 어떻게 보이는지 평가하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 보안 책임자는 의료 시설의 다양한 영역에서 환자 정보가 컴퓨터 화면이나 책상에 보이는지 확인하기 위해 현장 점검도 수행해야 합니다.

5. 명확한 교육 프로토콜 수립

의료 제공자의 직원과 비즈니스 파트너는 HIPAA 관련 교육 세션 동안 조직의 개인정보 보호 및 데이터 보호 정책을 검토해야 합니다. 명확한 프로토콜을 수립하는 것은 항상 중요합니다.

개인정보 보호 규칙과 보안 규칙은 이러한 HIPAA 교육 세션이 얼마나 자주 요구되어야 하는지에 대한 제안을 제공하지만, 구체적인 시간 프레임은 제시하지 않습니다. 신규 직원은 “합리적인 시간 내”에 교육을 받아야 하며, 시설이 HIPAA 관련 정책 및 절차에 기능적 또는 물질적 변경을 할 때 추가 보충 교육이 시행되어야 합니다.

교육 프로토콜은 직원의 역할에 따라 달라져야 합니다. IT 교육 세미나는 일반적으로 디지털 데이터를 저장하거나 전송할 때 효과적인 보호 장치를 구현하는 방법에 대한 더 많은 정보를 포함하는 반면, 의료 직원용으로 설계된 세션은 준수를 보장하기 위해 취해야 할 개인적인 행동에 더 중점을 둘 수 있습니다. PII를 대면 위협으로부터 보호하는 것이 환자의 보호된 정보가 디지털 형식으로 전송될 때 적절한 데이터 보안을 보장하는 것만큼 중요하다는 점을 기억하세요.

변화 시작하기

의료 기관은 HIPAA 감사에 직면하거나 더 나쁜 경우 비준수로 인한 벌금을 받을 때까지 긍정적인 변화를 시작하지 않아야 합니다. 전담 HIPAA 보안 책임자를 고용하여 특정 정책을 수립하는 데 필요한 모든 교육을 받고, 평판이 좋은 비즈니스 파트너를 선택하고, 데이터 유출 및 내부 위협에 대한 보호 장치를 구현하는 것부터 시작하세요. 그 후, HIPAA 준수를 보장하는 것은 회사 정책에서 데이터 보안 프로토콜까지 모든 것을 최신 상태로 유지하고 PII의 저장 또는 전송과 관련된 모든 것을 문서화하는 문제입니다. 이는 감사 시 조직을 보호하는 데 도움이 됩니다.