[Leitfaden 2023] Optimierung des Hotelmanagementsystems mit Software

Hotelmanagementsoftware (HMS), oft bekannt als Hotelmanagementsoftware, ist ein System, das Hotels und Gastgewerbebetrieben bei alltäglichen Aufgaben wie der Verwaltung von Reservierungen, der Überwachung und Aktualisierung der Zimmerverfügbarkeit für Buchungen, dem Personalmanagement usw. hilft.

Per Definition umfassen Hotelbetriebe viele sich wiederholende Verfahren, und ein HMS bietet eine Möglichkeit, einige dieser Aufgaben zu automatisieren, um die Arbeitseffizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und Verzögerungen zu reduzieren.

Infolgedessen ist ein Hotelmanagementsystem heutzutage im Gastgewerbe von großer Bedeutung, damit Hotelmitarbeiter ihre wertvolle Zeit nicht mit monotonen Aufgaben verbringen müssen und stattdessen ihre Zeit nutzen können, um den Service zu verbessern.

Ein HMS kann auch dabei helfen, die Leistung der Hotelmitarbeiter und andere Bereiche der Einrichtung zu überwachen und eingehende sowie laufende Zahlungen zu verwalten.

Kurz gesagt, ein Hotelmanagementsystem ist heutzutage für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Hotelunternehmen können im Allgemeinen zwischen zwei Optionen wählen: den Erwerb eines fertigen Hotelmanagementsystems oder den Erwerb eines maßgeschneiderten Hotelmanagementsystems.

Ein maßgeschneidertes Hotelmanagementsystem ist vorzuziehen, wenn Sie ein System wünschen, das auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es ist jedoch oft teurer als vergleichbare fertige Software. Ist ein maßgeschneidertes Hotelmanagementsystem die beste Option für Sie? Einige wichtige Faktoren, die zu berücksichtigen sind, werden im Folgenden erörtert.

Warum benötigen Sie ein maßgeschneidertes Hotelmanagementsystem?

Die folgenden sind einige wesentliche Vorteile eines personalisierten Hotelmanagementsystems gegenüber einer fertigen Hotelsoftwarelösung:

Erhöhte Kontrolle über Ihre Daten

Mit einem maßgeschneiderten Hotelmanagementsystem können Sie die Informationen Ihrer Gäste im HMS speichern und mit Ihrem bestehenden CRM (sofern vorhanden) kombinieren. Fertige HMS sind möglicherweise nicht mit einigen CRM-Softwarelösungen kompatibel, und Ihre Daten sind bis zu einem gewissen Grad einer Drittanbieterquelle ausgesetzt.

Personalisierung

Sie können maßgeschneiderte Dienstleistungen für Ihre Gäste mit maßgeschneiderter Hotelmanagementsoftware entwickeln, z. B. personalisierte Willkommens-E-Mails senden, Treueprogramme erstellen, besondere Kundenangebote bereitstellen usw. Personalisierung wird heutzutage immer wichtiger, um die Kundenbindung zu fördern.

Konsistentes Kundenerlebnis

Ein maßgeschneidertes Managementsystem kann bei der Automatisierung zahlreicher objektspezifischer Prozesse wie Check-ins (und Check-outs), Concierge-Dienste und anderer Dienstleistungen helfen. Vermeiden Sie potenzielle Missverständnisse und Streitigkeiten, indem Sie den menschlichen Kontakt zwischen Hotelpersonal und Gästen reduzieren.

Wiederholende Aufgaben sollten automatisiert werden

Wir haben dies oben kurz angesprochen, aber maßgeschneiderte Hotelmanagementsoftware kann helfen, sich wiederholende und oft doppelte Arbeiten des Personals zu eliminieren. Verschiedene Objekte können unterschiedliche Aufgaben haben, in denen spezialisierte Software glänzen kann.

Basierend auf den oben genannten Vorteilen, warum benötigen Sie überhaupt ein maßgeschneidertes Hotelmanagementsystem? Die folgenden sind einige häufige Ziele, die zu berücksichtigen sind:

Buchungen haben zugenommen

Wir können die Hotelbuchungen mit einem maßgeschneiderten, reibungslosen Hotelmanagementsystem verbessern (und damit unseren Umsatz steigern).

Mit diesem Ziel vor Augen sollten wir ein kundenorientierteres Hotelmanagementsystem entwickeln, wie z. B. maßgeschneiderte Dienstleistungen, einen reibungsloseren Check-in- und Check-out-Prozess und ein besseres Gesamterlebnis für die Gäste.

Verbesserte Betriebsabläufe

Ein maßgeschneidertes Hotelmanagementsystem ist entscheidend, um die Zeit zu reduzieren, die für sich wiederholende administrative Tätigkeiten aufgewendet wird, und um zu überwachen, wie die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben erledigen. Wir können das HMS anpassen, um die Abläufe reibungsloser, effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Verbesserte Werbung

Mit einem integrierten Kanalmanager kann ein maßgeschneidertes HMS Ihre Reichweite im Gastgewerbe erweitern, indem es den Prozess der Werbung und Promotion Ihres Hotels über verschiedene Kanäle automatisiert und gleichzeitig die Preisparität wahrt.

Darüber hinaus kann das System Echtzeit-Buchungsinformationen an alle Ihre Werbemedien, einschließlich GDS, OTAs und unabhängige Einzelhändler, bereitstellen.

Erstellung eines Automatisierungsprozesses für Buchungen

Eine der bedeutendsten Eigenschaften eines jeden Hotelmanagementsystems ist die Fähigkeit, Ihren Buchungsprozess zu automatisieren.

Eine robuste Buchungsverwaltungsfunktion kann ein nahtloses Buchungserlebnis bieten, das es allen Kunden ermöglicht, das von ihnen reservierte Zimmer zu erhalten, während Hotelmitarbeiter alle Buchungs- und Reservierungsdaten verfolgen können.

Hier sind einige wichtige Aspekte, die in dieser Hinsicht zu berücksichtigen sind:

Reservierungsverwaltung

Das System kann Buchungsdetails annehmen, organisieren und darauf reagieren. Zum Beispiel sollte das HMS die Zimmerbelegung für einen bestimmten Zeitraum gemäß den Buchungsparametern anzeigen.

Das System muss in der Lage sein, eine Kalenderansicht aller Reservierungen anzubieten, und Hotelmitarbeiter müssen in der Lage sein, die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen (Daten/Kategorien der Unterkunft ändern, eine Reservierung stornieren, eine Bestätigung ausstellen usw.).

Integration der Online-Buchung

Heutzutage ist es üblich, dass die Website eines Hotels die Zimmerverfügbarkeit anzeigt und potenziellen Besuchern die direkte Buchung auf der Website ermöglicht.

Das Hotelmanagementsystem sollte effektiv mit der Website interagieren und verschiedene Verfahren automatisieren, wie z. B. das Versenden einer E-Mail-Bestätigung nach einer Reservierung und das Verwalten von Daten zu Reservierungen, Gästeinformationen und Zahlungsdetails.

Verwaltetes und automatisiertes Gästebeziehungssystem

Ein personalisiertes Hotelmanagementsystem sollte Gästeinformationen wie Kontaktdaten, Zimmerdetails, Zahlungsmethoden, Geburtsdaten und andere relevante Informationen sicher speichern.

Dieses Modul für Gästebeziehungen sollte auch dabei helfen, Kommunikationen und Benachrichtigungen wie Rechnungsstellung, Werbeaktionen usw. zu verteilen.

Ein geeigneter Fluss für Gästebeziehungen muss basierend auf den Geschäftspräferenzen des Hotels erstellt werden, die Folgendes umfassen:

Personalisierung

Sie können maßgeschneiderte Dienstleistungen anbieten, wie z. B. die Reservierung bestimmter Restaurants, von denen Sie wissen, dass sie ihnen gefallen, oder sie einfach bei ihrer Ankunft mit ihrem Lieblingsgetränk und -magazin zu begrüßen, wenn Sie die individuellen Vorlieben und Gewohnheiten der Gäste kennen.

Die Datensammlung und -analyse kann verwendet werden, um zukünftige Kampagnen und Service-Personalisierungen zu gestalten.

Benachrichtigungen

Das System sollte automatisch Benachrichtigungen in den folgenden Phasen ihres Aufenthalts liefern:

2. Unmittelbar vor ihrer Ankunft (Buchungsprozess, Zahlungsbestätigung, Liste der bestellten Dienstleistungen)

3. Während ihres Aufenthalts (Sonderangebote und Rabatte auf Hotelservices, Restaurantessen usw.)

4. Unmittelbar nach dem Check-out (den Gast um Feedback und eine Bewertung bitten)

Berücksichtigen Sie Ihre Anbieteroptionen

Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten Hotelmanagementsystems beachten sollten:

Erstellen Sie eine Liste wünschenswerter Funktionen.

Bitte listen Sie die benötigten Funktionen und deren Priorität basierend auf den oben genannten Variablen auf. Das Wesentliche, an das Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie den günstigsten Anbieter suchen, der diese Funktionen/Funktionalitäten konsistent bereitstellen kann.

In den meisten Fällen werden Sie keinen Anbieter finden, der alle Ihre Anforderungen erfüllen kann, daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, damit Sie Ihre Möglichkeiten sorgfältig bewerten können.

Fazit

HMS ist entscheidend für jedes Hotel, von einem Familiengasthaus mit nur Übernachtung und Frühstück bis hin zu großen Gastgewerbenetzwerken.

Es liegt an Ihnen, ob Sie Ihre eigene Lösung entwickeln oder die fertige Lösung verwenden, aber wenn Sie sich entscheiden, das HMS genau nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen, bereiten Sie die vollständige Liste Ihrer Anforderungen vor, um die Entwicklungszeit zu verkürzen.