Beschaffungsanalytik: Datenoptimierung für strategische Vorteile

Mit dem Aufstieg datengetriebener Lösungen im Lieferkettenmanagement ist die Beschaffungsanalytik in den Geschäftsabläufen entscheidend geworden. Sie transformiert die Beschaffung von veralteten manuellen Praktiken zu einem automatisierten Prozess, der von Procure-to-Pay-Software gesteuert wird.

Die Analyse von Beschaffungsdaten hilft nicht nur, die Ausgabemuster einer Organisation im Auge zu behalten – sie hilft auch, informierte, strategische Entscheidungen für das Unternehmenswachstum zu treffen. Infolgedessen können Unternehmen Kosten senken, bevorstehende Herausforderungen mindern und die betriebliche Effizienz verbessern.

Hier ist eine Übersicht über die Beschaffungsanalytik, ihre Typen, Funktionen und ihre Rolle in den Geschäftsabläufen.

Definition der Beschaffungsanalytik

Kurz gesagt, wird die Beschaffungsanalytik verwendet, um Daten aus den vergangenen Einkaufsgewohnheiten einer Organisation in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln, um die zukünftige Strategie und Entscheidungsfindung zu verbessern. Auch als Beschaffungs- oder Einkaufsanalyse bezeichnet, umfasst der Prozess die Datensammlung aus zahlreichen internen und externen Quellen und die Analyse dieser Daten.

Die endgültigen Erkenntnisse werden in zugänglichen Formaten präsentiert, wie z.B. Grafiken, Diagrammen und intuitiven Dashboards. Die Beschaffungsanalyse endet nicht mit der Visualisierung – die analysierten Daten werden dann von spezialisierten Teams genutzt, um zukünftige Markttrends zu identifizieren, Risiken zu minimieren und nachhaltige Strategien zu entwickeln.

Typen der Beschaffungsanalyse

Unternehmen können aus verschiedenen Arten von Einkaufsanalysen wählen, basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen und Herausforderungen. Ob das Ziel darin besteht, historische Daten zu bewerten oder den Grund für eine Beschaffungsübersicht zu identifizieren, die Analytik hilft, die Lösung zu finden. Zu den wichtigsten Typen der Beschaffungsdatenanalyse gehören deskriptive, diagnostische, prädiktive und präskriptive Analytik.

Deskriptive Analytik

Die Rolle der deskriptiven Analytik besteht darin, historische Daten zu untersuchen und vergangene Trends und Muster in der Organisation zu beschreiben. Die deskriptive Beschaffungsanalyse könnte zeigen, dass das Unternehmen während der Feiertage mehr für Büromaterial ausgegeben hat oder konstant mit Lieferanten zusammenarbeitet, die Lieferungen verzögern. Folglich können sie Kosten für Büromaterial sparen, indem sie diese vor den Feiertagen in großen Mengen kaufen und zu einem anderen, zuverlässigeren Anbieter wechseln. Diese Erkenntnisse helfen, die Entscheidungsfindung der Organisation zu leiten, die operativen Prozesse effektiver zu gestalten und die Ressourcenausgaben zu senken.

Diagnostische Analytik

Die diagnostische Analytik hingegen konzentriert sich mehr auf den Grund, warum bestimmte vergangene Ereignisse oder Trends aufgetreten sind. Getreu ihrem Namen ist diese Art der Beschaffungsdatenanalyse entscheidend, um die Wurzel des Beschaffungsversagens zu verstehen. Wenn die Organisation beispielsweise bemerkt, dass die Qualität ihres Produkts erheblich gesunken ist, kann sie diagnostische Analytik zusammen mit anderen Werkzeugen verwenden, um die Leistung der Lieferanten zu analysieren. Sobald die Einkaufsanalyse das Problem identifiziert (z.B. die Qualitätsstandards des Lieferanten haben abgenommen), können die Stakeholder an einer Lösung arbeiten.

Prädiktive Analytik

Die prädiktive Analytik nutzt die gesammelten Beschaffungsdaten, um potenzielle Geschäftstrends zu identifizieren, bevorstehende Risiken vorherzusagen und die Leistung in der Einkaufsanalytik zu prognostizieren. Das Unternehmen kann die Muster der Vorjahre nutzen und Herausforderungen antizipieren, mit denen es in der Vergangenheit bereits konfrontiert war. Wenn die prädiktive Analytik beispielsweise gezeigt hat, dass der Laden zuvor einen beliebten Artikel nicht mehr auf Lager hatte, können sie dies vermeiden, indem sie im Voraus aufstocken. Diese Art der Einkaufsanalyse hilft dem Unternehmen nicht nur, informierte Entscheidungen zu treffen, sondern mindert auch Risiken.

Präskriptive Analytik

Mit Informationen aus anderen Arten der Einkaufsanalytik schlägt die präskriptive Analytik potenzielle Lösungen und Handlungsstrategien für das Unternehmen vor. Der Prozess erfolgt hauptsächlich mit KI- und maschinellen Lernwerkzeugen. Beispielsweise nutzt das präskriptive Analytikmodell historische Daten und Leistungskennzahlen der Lieferanten, um optimale Beschaffungsstrategien und Vertragsbedingungen zu empfehlen. Dies ist besonders hilfreich in der Analyse von Beschaffungsmöglichkeiten, wenn es darum geht, die Leistung der Lieferanten und die Lieferzeiten zu bewerten, um Strategien für langfristige Lieferantenbeziehungen zu bestimmen.

KPIs & Kennzahlen in der Beschaffungsanalyse

Die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für die Einkaufsanalyse helfen Unternehmen, ihre Leistung, Kosteneffizienz und Lieferanteneffektivität mit klaren, quantifizierbaren Daten zu messen. Obwohl die KPIs von den Bedürfnissen der Organisation abhängen, gehören einige der wichtigsten Kennzahlen dazu:

• Ausgaben vs. Budget vergleicht die Ausgabengeschichte mit dem zugewiesenen Budget, um zu bestimmen, ob die Einkäufe innerhalb der Ausgabenlimits liegen. Das Ziel ist nicht, Kosten zu sparen, sondern mit den gegebenen finanziellen Ressourcen konsistent zu bleiben. Unternehmen verwenden die Analyse der Beschaffungskosten, um indirekte und direkte Kosten zu untersuchen und Bereiche für Optimierungen zu bestimmen.

• Ausgaben unter Verwaltung sind die Ausgaben, die direkt vom Beschaffungsteam der Organisation verwaltet werden.

• Lieferantenlieferzeit misst die Zeit, die der Lieferant benötigt, um das Produkt nach Erhalt des Bestellauftrags zu liefern.

• Abweichungsfaktoren, wie Preis-, Mengen- und Lieferzeitabweichungen, beziehen sich auf Unterschiede zwischen den geplanten und tatsächlichen Ergebnissen des Beschaffungsprozesses.

Wichtige Schritte in der Beschaffungsanalytik

Die Analyse und Identifizierung von Einkaufsgewohnheiten und Ausgabenmanagementpraktiken ist in der heutigen Marktsituation entscheidend. Aber noch wichtiger ist es, die Beschaffungsanalyse mit einer klaren Strategie im Hinterkopf anzugehen.

Während es verlockend sein mag, Ihre gesamte Datenbank in die Beschaffungsanalysesoftware zu laden und zu versuchen, Probleme spontan zu lösen, erweist sich diese Methode selten als fruchtbar. Die Beschaffungsanalytik umfasst in der Regel mehrere wichtige Schritte, darunter Datensammlung, Datenbereinigung und -organisation, Analyse, Visualisierung und Berichterstattung.

1.   Ziele identifizieren & Daten sammeln

Die Grundlage einer effektiven Einkaufsanalyse liegt in den zu Beginn des Prozesses definierten Zielen. Egal, welches Ziel verfolgt wird – ob es darum geht, Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten zu überwachen oder eine langfristige Strategie zu entwickeln – es ist wichtig, die Schlüsselbereiche zu identifizieren, auf die man sich konzentrieren möchte.

Einige der Faktoren, die Unternehmen in dieser Phase berücksichtigen, sind ihre verfügbaren und benötigten Ressourcen, aktuelle KPI-Kennzahlen und potenzielle Risiken. Das Verständnis der Prioritäten für die Geschäftsabläufe sorgt für präzisere und umsetzbare Ergebnisse in der Beschaffungsanalytik.

Der Datenbeschaffungsprozess in der Einkaufsanalytik umfasst das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Ressourcen in eine zentrale Datenbank. Die Datenquellen der Organisation können sowohl intern als auch extern sein, wobei beide Datenbestände gleichermaßen nützlich sind.

Interne Datenquellen stammen aus der Organisation und umfassen:

• Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme

• Rechnungs- und Einkaufsmanagementsoftware

• Buchhaltungssoftware

• Customer Relationship Management (CRM) & Vendor Relationship Management (VRM)-Plattformen

• Procure-to-Pay-Software

• Interne Korrespondenz, Verkaufsberichte und Finanzunterlagen

Externe Datenquellen umfassen Vermögenswerte außerhalb der Organisation, die entweder öffentlich oder über Drittanbieter verfügbar sind. Dazu gehören:

• Lieferanteninformationen

• Branchencodes und -berichte

• Öffentliche Datenbanken

• Finanzdaten von Drittanbietern, wie Berichte über Währungen und Kosten

2.   Daten bereinigen & organisieren

Während es sicherlich hilfreich ist, so viele Daten wie möglich für eine tiefgehende Einkaufsanalyse zu sammeln, können einige fehlerhafte Daten die Ergebnisse beeinträchtigen. Fehlerhafte Daten beziehen sich auf fehlerhafte, unvollständige Informationen, die Duplikate enthalten, beschädigt oder veraltet sein können. Beschaffungsspezialisten arbeiten daran, sicherzustellen, dass die Daten über verschiedene Quellen hinweg genau sind und inkonsistente Formate, Datumsabweichungen oder kleine Fehler in Berichten vermeiden.

Die Klassifizierung ist ein weiterer wichtiger Schritt in der Analytik für die Beschaffung, bei dem Daten in klar definierte Kategorien unterteilt werden. Dies ist äußerst hilfreich, wenn Sie sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren möchten, wie z.B. die Beschaffung in der Beschaffungsanalytik. Beispielsweise können Sie Lieferanten nach Risikofaktor und Rentabilität mit der Kraljic-Matrix gruppieren oder Daten mit einer 80/20-Regel priorisieren.

3.   Einkaufsanalyse

Indem Sie die in Schritt eins klar definierten Ziele als Ausgangspunkt verwenden, führen Sie die Analyse der Beschaffungsdaten durch, die arguably der wichtigste Teil des Prozesses ist. Worauf Sie sich konzentrieren möchten, hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Einige der Schritte, die Sie während der Einkaufsanalyse unternehmen können, sind unter anderem:

• Ausgabenanalyse untersucht vergangene Ausgaben, um Einkaufsgewohnheiten zu bestimmen und Einblicke in Kostensenkungsmöglichkeiten zu gewinnen.

• Beschaffungskostenanalyse konzentriert sich auf individuelle Beschaffungskosten, einschließlich direkter und indirekter Ausgaben, Gesamtkosten des Eigentums und Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse. Beispielsweise könnte das Unternehmen feststellen, dass der Import bestimmter Materialien mehr Kosten verursacht als die Verwendung inländischer Lieferanten. Nach der Durchführung der Beschaffungskostenanalyse könnte die Organisation entscheiden, die Ausgaben zu senken, indem sie zu einem anderen Anbieter wechselt.

• Lieferantenanalyse verengt den breiteren Umfang der Beschaffungsanalytik und bewertet jeden Lieferanten nach wichtigen Faktoren wie deren Leistung, Lieferzeiten, Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz.

• Analyse der Lieferantendiversität ermöglicht es Unternehmen, einen klaren Überblick über Minderheiten-, Frauen- und andere diverse Lieferanten in ihrer Lieferkette zu erhalten.

• Analyse von Beschaffungsmöglichkeiten umfasst die Analyse des Marktwettbewerbs und der Kundennachfrage, um strategische Entscheidungen für das Unternehmenswachstum zu treffen.

• Vertragsanalyse umfasst die Prüfung rechtlicher Verpflichtungen in jeder Geschäftsbeziehung.

4.   Visualisierung & Berichterstattung

Um Ihre Ergebnisse an alle Stakeholder zu berichten, nutzen Sie Beschaffungssoftware, um eine grafische Darstellung der Daten zu erstellen. Eine Studie von Karin Eberhard in der Management Review Quarterly hat ergeben, dass die Datenvisualisierung die Qualität der Entscheidungsfindung im strategischen Management erheblich verbessert. Einige der visuellen Formate umfassen Kreisdiagramme, Liniendiagramme, Diagramme, geospatiale Karten und viele andere Techniken, die alle in einem intuitiven Dashboard zusammengefasst werden können. Beispielsweise hilft die Visualisierung, Wachstumsbereiche in der Analyse von Beschaffungsmöglichkeiten hervorzuheben.

Nutzung von Analytik für die Beschaffung

Durch die Analyse vergangener und aktueller Daten kann die Beschaffungsanalytik entscheidend für das strategische Wachstum in einer Vielzahl von Branchen und Abteilungen innerhalb der Organisation sein. Sie helfen den Beschaffungsteams, wichtige Einblicke in Einkaufsdaten zu gewinnen, die dann genutzt werden können, um eines der Geschäftsbedürfnisse anzugehen. Von der Marktforschung bis zum Lieferkettenmanagement bieten Einkaufsanalysen verschiedene Vorteile, wie:

• Priorisierung von Ressourcen

• Verbesserung der Beschaffung, des Lieferkettenmanagements und des Risikomanagements

• Optimierung der Logistik und der Lieferplanung

• Gewinnung eines Überblicks über die Beschaffungsprozesse

Die Beschaffungsanalyse hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Einkaufszyklusoperationen zu übernehmen, Lücken und Inkonsistenzen in der Kundennachfrage und den Lieferantenbeziehungen zu schließen sowie ihre Ausgabemuster im Auge zu behalten. Der Einsatz von datengestützter Beschaffungsanalytik-Software hilft den Beschaffungsteams, die Einkaufsanalyse effizient durchzuführen, Ressourcen zu sparen und prädiktive Einblicke zu gewinnen.