Comment choisir le meilleur logiciel de RH et de paie pour votre restaurant ou votre commerce de détail

Si vous possédez un magasin ou un restaurant, ce sont des temps périlleux. Vos marges sont déjà suffisamment serrées en temps normal, et avec la pression du COVID, il est encore plus important de fonctionner de manière efficace. Dans cet esprit, vous pourriez être tenté de faire des économies en ce qui concerne votre système de gestion des employés. Il peut être tentant d’utiliser un système moins formel qui ne nécessite qu’un stylo et du papier ou un système en ligne minimaliste qui coûte peu ou rien mais qui n’est peut-être pas conçu spécifiquement pour les magasins ou les restaurants. Cependant, vous constaterez rapidement que la facilité d’utilisation et la polyvalence des systèmes de paie et de planification basés sur un POS en valent le coût. Voici comment ils peuvent vous aider.

Utilisez ce que vous avez

Le système POS que vous utilisez actuellement est spécifiquement conçu pour l’objectif que vous lui attribuez. Si vous êtes propriétaire d’un restaurant, il a sans aucun doute des fonctionnalités pour faciliter le pourboire ; si vous possédez une boutique, il a probablement des capacités de gestion des stocks. Quoi qu’il en soit, votre POS nécessite probablement que les employés se connectent lorsqu’ils prennent le registre ou le terminal. C’est déjà la moitié du chemin pour gérer les employés. Ajoutez quelques fonctionnalités générales comme la paie, la planification et une horloge de pointage, ainsi que des fonctionnalités spécifiques comme l’analyse, le partage des pourboires et les commissions, et vous disposez d’un système qui vous permet de gérer vos employés sans quitter le POS. Certains logiciels POS ont ces capacités intégrées tandis qu’avec d’autres systèmes, vous devrez installer une application complémentaire ; dans tous les cas, la commodité inhérente à la “gestion d’équipe” basée sur un POS en vaut la dépense supplémentaire relativement modeste.

Suivi du temps

Cela semble assez simple, non ? Il y a un certain mérite nostalgique à pointer à l’ancienne, et si vos employés se connectent déjà, il est simple de calculer leur temps de travail ; mais des fonctions de gestion du temps dédiées peuvent vous faire gagner du temps et éviter des tracas. Une horloge de pointage intégrée facilite le reporting et l’analyse du temps de travail des employés. Certains systèmes peuvent même exiger que vos employés déclarent leurs pourboires ou effectuent un comptage de caisse avant de pouvoir se déconnecter. En fin de compte, vous disposez d’un enregistrement facilement accessible de qui a travaillé, quand, et combien ils ont gagné, y compris les pourboires et les primes.

Intégration de la paie

Puisque votre logiciel POS suit déjà tout cela, il est logique de l’intégrer à votre système de paie. Armé de ces informations, votre paie peut être pratiquement automatique. Bien sûr, vous voudrez tout vérifier, mais un système qui peut utiliser ces données pour générer la paie va vous faire gagner un temps précieux. Pour les restaurants, recherchez un système qui permet au même employé de travailler différents rôles (barman, serveuse, hôtesse). Si vous permettez à vos employés de faire des heures supplémentaires, c’est un moyen simple de suivre cela aussi.

Maintien des autorisations

Si vous gérez la paie et la planification via votre POS, il est encore plus important que le système puisse distinguer entre les employés, les managers et vous. La plupart des systèmes vous permettent de créer des rôles avec des autorisations spécifiques. Vous pouvez contrôler l’accès de chaque employé individuellement ou les regrouper en équipes telles que le personnel et les managers. Cela a l’avantage secondaire de simplifier les choses pour vos employés ; ils ne se retrouveront pas à manipuler des paramètres qui pourraient vous causer des problèmes. Au contraire, ils auront tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement – et rien de plus.

Suivi des commissions et des pourboires

Dans un système informel, les pourboires peuvent être délicats. Lorsque le processus n’est pas transparent, cela peut entraîner de la frustration et même nuire au moral des employés. Mais lorsque les pourboires sont intégrés à votre POS, tout le monde peut voir comment leur pourboire a été calculé et rien n’est laissé au hasard. Votre personnel peut préférer des pourboires en espèces plus informels, mais suivre tout cela de manière transparente est le meilleur moyen d’éviter des malentendus ou des communications erronées potentiellement dommageables.

Un bon logiciel POS vous permettra d’ajouter des pourboires directement dans le système. Quiconque a l’autorisation peut alors voir le montant des pourboires par utilisateur, et vous pouvez même définir un pourcentage de redistribution pour le reste de l’équipe.

Tout comme pour les pourboires, exiger que vos employés se connectent pour chaque session lorsqu’ils sont au registre facilite le calcul de leur commission. Cela peut ensuite être facilement ajouté à leur prochain chèque de paie.

Reporting du personnel

Si vous gérez un restaurant ou une opération de vente au détail, une chose est sûre : vous êtes extrêmement occupé. C’est pourquoi les capacités d’analyse et de reporting sont sans doute le plus grand atout d’un système de point de vente correctement utilisé. Sans ces capacités, vous devriez faire un tas de calculs que vous allez probablement continuellement remettre à plus tard. Mais lorsque l’analyse de la productivité des employés est aussi simple que d’appuyer sur un bouton et de lire un écran ou un imprimé, c’est quelque chose que vous pouvez faire chaque semaine sans que cela ne vous prenne du temps sur la gestion de votre entreprise. En fait, on pourrait dire que le faire est essentiel pour gérer votre magasin ou votre restaurant de manière la plus efficace.

Des systèmes POS de qualité vous permettront de définir des indicateurs de performance clés pour vos employés afin que vous et eux puissiez suivre leur efficacité. La capacité de suivre ces données en temps réel peut donner à vos employés quelque chose à viser et vous permettre de soutenir certains membres de l’équipe tout en récompensant d’autres pour leur succès.

Gérer les employés sur votre logiciel POS peut sembler être une tâche substantielle qui coûte à la fois du temps et de l’argent. Mais comme beaucoup de choses, le temps, l’argent et les tracas que vous économiserez à la fin avec un petit investissement au début en vaudront largement la peine.