Analyse des Achats : Optimiser les Données pour un Avantage Stratégique

Avec l’essor des solutions basées sur les données dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, l’analyse des achats est devenue essentielle dans les opérations commerciales. Elle transforme les achats d’anciennes pratiques manuelles obsolètes en un processus automatisé piloté par des logiciels de procure-to-pay.

L’analyse des données d’achat aide non seulement à suivre les habitudes de dépenses d’une organisation, mais elle permet également de prendre des décisions stratégiques éclairées pour la croissance de l’entreprise. En conséquence, les entreprises peuvent réduire les coûts, atténuer les défis à venir et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Voici un aperçu de l’analyse des achats, de ses types, de ses fonctions et de son rôle dans les opérations commerciales.

Définir l’Analyse des Achats

En résumé, l’analyse des achats est utilisée pour transformer les données des habitudes d’achat passées d’une organisation en informations exploitables pour améliorer la stratégie et la prise de décision futures. Également appelée analyse des achats, le processus implique la collecte de données provenant de nombreuses sources internes et externes et l’analyse de ces données.

Les résultats finaux sont présentés dans des formats accessibles, tels que des graphiques, des tableaux et des tableaux de bord intuitifs. L’analyse des achats ne s’arrête pas à la visualisation : les données analysées sont ensuite exploitées par des équipes dédiées pour identifier les tendances du marché futur, minimiser les risques et élaborer des stratégies durables.

Types d’Analyse des Achats

Les entreprises peuvent choisir parmi divers types d’analyse des achats en fonction de leurs besoins et défis spécifiques. Que l’objectif soit d’évaluer les données historiques ou d’identifier la raison d’un éventuel oubli d’achat, l’analyse aide à trouver la solution. Les principaux types d’analyse des données d’achat incluent l’analyse descriptive, diagnostique, prédictive et prescriptive.

Analyse Descriptive

Le rôle de l’analyse descriptive est d’examiner les données historiques et de décrire les tendances et les motifs passés au sein de l’organisation. L’analyse descriptive des achats pourrait montrer que l’entreprise a dépensé plus en fournitures de bureau pendant la saison des fêtes ou a constamment travaillé avec des fournisseurs qui retardent les livraisons. Par la suite, elle peut économiser sur les fournitures de bureau en les achetant en gros avant les fêtes et en changeant de fournisseur pour un autre, plus fiable. Ces informations aident à orienter la prise de décision de l’organisation, rendant les processus opérationnels plus efficaces et réduisant les dépenses de ressources.

Analyse Diagnostique

L’analyse diagnostique, en revanche, se concentre davantage sur la raison pour laquelle certains événements ou tendances passés se sont produits. Fidèle à son nom, ce type d’analyse des données d’achat est essentiel pour comprendre la cause profonde de l’échec des achats. Par exemple, si l’organisation remarque que la qualité de son produit a considérablement chuté, elle peut utiliser l’analyse diagnostique avec d’autres outils pour analyser la performance des fournisseurs. Une fois que l’analyse des achats aide à identifier le problème (par exemple, les normes de qualité du fournisseur ont diminué), les parties prenantes peuvent travailler sur une solution.

Analyse Prédictive

L’analyse prédictive exploite les données d’achat collectées pour identifier les tendances commerciales potentielles, prévoir les risques à venir et prédire la performance dans l’analyse des achats. L’entreprise peut utiliser les motifs des années précédentes et anticiper les défis qu’elle a déjà rencontrés dans le passé. Par exemple, si l’analyse prédictive a montré que le magasin s’est déjà retrouvé à court d’un produit populaire, il peut éviter cela en se réapprovisionnant à l’avance. Ce type d’analyse des achats aide non seulement l’entreprise à prendre des décisions éclairées, mais aussi à atténuer les risques.

Analyse Prescriptive

En utilisant les informations provenant d’autres types d’analyses des achats, l’analyse prescriptive suggère des solutions potentielles et des cours d’action pour l’entreprise. Le processus est principalement réalisé avec des outils d’IA et d’apprentissage automatique. Par exemple, le modèle d’analyse prescriptive exploite les données historiques et les indicateurs de performance des fournisseurs pour recommander des stratégies d’approvisionnement optimales et des conditions contractuelles. Cela est particulièrement utile dans l’analyse des opportunités d’achat lorsque vous devez évaluer la performance des fournisseurs et les délais de livraison pour déterminer des stratégies pour des relations à long terme avec les fournisseurs.

KPI & Métriques dans l’Analyse des Achats

Les indicateurs clés de performance (KPI) pour l’analyse des achats aident les entreprises à mesurer leur performance, leur efficacité en matière de coûts et l’efficacité de leurs fournisseurs avec des données claires et quantifiables. Bien que les KPI dépendent des besoins de l’organisation, certaines des principales métriques incluent :

• Dépenses vs Budget compare l’historique des dépenses avec le budget alloué pour déterminer si les achats respectent les limites de dépenses. L’objectif n’est pas d’économiser des coûts, mais de rester cohérent avec les ressources financières données. Les entreprises utilisent l’analyse des coûts d’achat pour examiner les coûts directs et indirects et déterminer les domaines à optimiser.

• Dépenses sous gestion est le montant des dépenses gérées directement par l’équipe d’achats de l’organisation.

• Délai de livraison du fournisseur mesure le temps qu’il faut au fournisseur pour livrer le produit après réception de la commande d’achat.

• Les facteurs de variance, tels que la variance de prix, de quantité et de délai, font référence à toute différence entre les résultats prévus et réels du processus d’achat.

Étapes Clés dans l’Analyse des Achats

Analyser et identifier les motifs d’achat et les pratiques de gestion des dépenses est crucial dans le paysage du marché d’aujourd’hui. Mais ce qui est encore plus important, c’est d’aborder l’analyse des achats avec une stratégie claire en tête.

Bien qu’il puisse être tentant de déverser l’ensemble de votre base de données dans un logiciel d’analyse des achats et d’essayer de résoudre les problèmes à la volée, cette méthode s’avère rarement fructueuse. L’analyse des achats implique généralement plusieurs étapes clés, y compris la collecte de données, le nettoyage et l’organisation des données, l’analyse, la visualisation et le reporting.

1. Identification des Objectifs & Collecte de Données

Les bases d’une analyse d’achat efficace reposent sur les objectifs définis au tout début du processus. Peu importe le but—qu’il s’agisse de réduire les coûts, de surveiller la performance des fournisseurs ou d’élaborer une stratégie à long terme—il est important d’identifier les domaines clés sur lesquels se concentrer.

Certains des facteurs que les entreprises prennent en compte à ce stade incluent leurs ressources disponibles et nécessaires, les indicateurs KPI actuels et les risques potentiels. Comprendre les priorités pour les opérations commerciales garantit des résultats plus précis et exploitables dans l’analyse des achats.

Le processus de collecte de données dans l’analyse des achats implique l’extraction de données provenant de diverses ressources dans une base de données centralisée. Les sources de données de l’organisation peuvent être à la fois internes et externes, les deux types de données étant également utiles.

Les sources de données internes proviennent de l’organisation et incluent :

• Systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP)

• Logiciels de gestion des factures et des achats

• Logiciels de comptabilité

• Plateformes de gestion de la relation client (CRM) et de gestion de la relation fournisseur (VRM)

• Logiciels de procure-to-pay

• Correspondance interne, rapports de ventes et dossiers financiers

Les sources de données externes incluent des actifs en dehors de l’organisation qui sont disponibles soit publiquement, soit auprès de ressources tierces. Elles incluent :

• Informations sur les fournisseurs

• Codes et rapports de l’industrie

• Bases de données publiques

• Données financières tierces, telles que des rapports sur les devises et les coûts

2. Nettoyage & Organisation des Données

Bien que la collecte d’un maximum de données soit certainement utile pour une analyse d’achat approfondie, certaines données erronées pourraient entraver les résultats. Les données erronées font référence à des informations défectueuses ou incomplètes, qui peuvent contenir des doublons, être corrompues ou obsolètes. Les spécialistes des achats travaillent pour s’assurer que les données sont précises à travers différentes sources, évitant les formats incohérents, les incohérences de date ou les petites erreurs dans les rapports.

La classification est une autre étape importante dans l’analyse des achats, impliquant la séparation des données en catégories clairement définies. C’est extrêmement utile si vous prévoyez de vous concentrer sur un domaine spécifique, comme l’approvisionnement dans l’analyse des approvisionnements. Par exemple, vous pouvez regrouper les fournisseurs par facteur de risque et rentabilité avec la matrice de Kraljic ou prioriser les données avec une règle 80/20.

3. Analyse des Achats

En utilisant les objectifs clairement définis à l’étape un comme point de départ, effectuez l’analyse des données d’achat, qui est sans doute la partie la plus vitale du processus. Ce sur quoi vous souhaitez vous concentrer dépend entièrement de vos besoins. Certaines des étapes que vous pouvez suivre lors de l’analyse des achats incluent, mais ne se limitent pas à :

• L’analyse des dépenses examine les dépenses passées pour déterminer les motifs d’achat et obtenir des informations sur les opportunités d’économies.

• L’analyse des coûts d’achat se concentre sur les coûts d’achat individuels, y compris les dépenses directes et indirectes, le coût total de possession, et effectue une analyse coût-bénéfice. Par exemple, l’entreprise pourrait découvrir que l’importation de certains matériaux entraîne plus de coûts que l’utilisation de fournisseurs nationaux. Après avoir effectué l’analyse des coûts d’achat, l’organisation peut décider de réduire les dépenses en changeant de fournisseur.

• L’analyse des fournisseurs restreint le champ plus large de l’analyse des approvisionnements et évalue chaque fournisseur selon des facteurs clés, tels que leur performance, leurs délais de livraison, leur fiabilité et leur efficacité en matière de coûts.

• L’analyse de la diversité des fournisseurs permet aux entreprises d’avoir une vue d’ensemble claire des fournisseurs appartenant à des minorités, des femmes et d’autres fournisseurs divers dans leur chaîne d’approvisionnement.

• L’analyse des opportunités d’achat implique d’analyser la concurrence sur le marché et la demande des clients pour prendre des décisions stratégiques pour la croissance de l’entreprise.

• L’analyse des contrats implique d’examiner les obligations légales dans toute relation commerciale.

4. Visualisation & Reporting

Pour rapporter vos conclusions à toutes les parties prenantes, utilisez un logiciel d’achat pour créer une représentation graphique des données. Une étude de Karin Eberhard dans le Management Review Quarterly a révélé que la visualisation des données améliore considérablement la qualité de la prise de décision dans la gestion stratégique. Certains des formats visuels incluent des graphiques circulaires, des graphiques linéaires, des diagrammes, des cartes géospatiales et de nombreuses autres techniques, toutes pouvant être compilées dans un tableau de bord intuitif. Par exemple, la visualisation aide à mettre en évidence les domaines de croissance dans l’analyse des opportunités d’achat.

Exploiter l’Analyse pour les Achats

En analysant les données passées et actuelles, l’analyse des achats peut être essentielle à la croissance stratégique dans divers secteurs et départements au sein de l’organisation. Elle aide les équipes d’achats à obtenir des informations cruciales sur les données d’achat, qui peuvent ensuite être utilisées pour répondre à l’un des besoins de l’entreprise. De la recherche de marché à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, l’analyse des achats présente divers avantages, tels que :

• Priorisation des ressources

• Amélioration de l’approvisionnement, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des risques

• Optimisation de la logistique et de la planification des livraisons

• Obtention d’une vue d’ensemble des processus d’achat

L’analyse des achats aide les entreprises à prendre le contrôle de leurs opérations de cycle d’achat, à combler les lacunes et les incohérences dans la demande des clients et les relations avec les fournisseurs, ainsi qu’à suivre leurs habitudes de dépenses. L’utilisation d’un logiciel d’analyse des achats basé sur les données aide les équipes d’achats à effectuer l’analyse des achats de manière efficace, à économiser des ressources et à obtenir des informations prédictives.