Quels sont les avantages d'utiliser un générateur de signature ?

Environ 4 trillions – oui, trillions – de documents papier aux États-Unis sont signés chaque année. Ce chiffre astronomique augmente actuellement d’environ 22 % par an, démontrant l’ampleur à laquelle les documents et la signature de documents sont devenus ancrés dans la culture des affaires.

Que ce soit pour signer une pétition ou pour formaliser un document, signer un document est devenu quelque chose que les gens rencontrent dans une entreprise chaque jour.

Avec la quantité énorme de documents qui doivent être signés, il n’est pas surprenant qu’il y ait eu un mouvement de masse vers les documents électroniques ces dernières années. Ces documents électroniques sont signés en ligne, avec une e-signature permettant aux gens de formuler une réplique de leur véritable signature et de la coller simplement sur un document.

Dans cet article, nous explorerons les avantages d’utiliser un générateur de signature, comment les e-signatures sont créées, leurs précautions de sécurité et pourquoi elles sont si efficaces.

Qu’est-ce qu’un générateur de signature ?

Un générateur de signature est une plateforme en ligne qui peut convertir votre signature physique directement en e-signature. En général, vous pouvez le faire de deux manières différentes, la première étant simplement d’écrire votre signature avec votre souris ou votre trackpad sur l’une de ces plateformes.

À partir de là, vous pouvez télécharger la signature dans une gamme de couleurs. Pour des raisons de tradition, nous vous recommandons de garder votre signature en encre noire.

Alternativement, certains générateurs de signature vous permettent de scanner un document papier sur leur site Web. Le générateur de signature localisera votre signature et la copiera directement dans un format électronique.

À partir de l’une de ces options, vous aurez alors une copie entièrement électronique de votre signature physique, que vous pourrez télécharger sur votre ordinateur et insérer dans tous les documents nécessitant une signature.

En plus des documents, vous pouvez ajouter votre signature directement à une signature d’email si vous souhaitez l’inclure dans vos emails.

Quels sont les avantages des générateurs de signature ?

Les générateurs de signature d’email sont des outils de commodité. Compte tenu du nombre énorme de documents que vous pourriez avoir à signer au cours d’une année donnée, le faire entièrement par des moyens électroniques garantit que vous ne perdez pas de temps à écrire continuellement votre signature.

En plus de faire gagner du temps, il existe une gamme d’avantages aux générateurs de signature :

• Rapide – Les générateurs de signature sont instantanés, vous permettant de créer votre propre e-signature en quelques minutes.
• Flexible – Les générateurs de signature vous offrent une gamme d’options différentes en ce qui concerne la création de votre e-signature. Du choix de la taille de votre signature au type de traçage et même aux couleurs que vous souhaitez utiliser, vous avez un contrôle total sur le résultat final de la signature.
• Personnel – Les générateurs de signature ne créent pas simplement une signature aléatoire pour vous. Au lieu de cela, vous pouvez créer votre propre signature, en utilisant leurs ressources et outils pour copier votre véritable signature physique. Avec cela, les générateurs de signature permettent à votre e-signature d’être complètement personnelle, copiant directement la signature que vous utilisez depuis de nombreuses années.

Les générateurs de signature sont désormais vitaux pour les affaires en ligne, le mouvement de masse vers les e-documents signifiant que la numérisation de votre propre signature vous permettra de rester à jour avec les formes les plus modernes de signature de documents. Avec un générateur de signature, le processus est simplifié, vous permettant de commencer avec votre propre e-signature en quelques secondes.

Les e-signatures sont-elles sécurisées ?

Les signatures physiques, également connues sous le nom de « signatures humides », sont incroyablement faciles à copier. Si quelqu’un accède à l’un de vos documents, il peut simplement tracer votre signature avec du papier calque pour la soulever du document.

À partir de là, il pourrait l’utiliser de diverses manières, cette signature volée étant une porte d’entrée vers de nombreux crimes frauduleux.

Bien que les gens supposent que les signatures numériques souffriraient des mêmes conditions, ce n’est pas le cas. Les e-signatures sont incroyablement sécurisées, utilisant divers outils qui gardent la signature d’une personne aussi sûre que possible.

Par exemple, chaque fois que quelqu’un utilise une e-signature sur un document officiel, il est généralement nécessaire d’exiger un formulaire de vérification secondaire pour s’assurer que l’utilisateur est bien celui qu’il prétend être.

Cela se fait par un code d’accès unique envoyé à l’email ou au téléphone de l’utilisateur ou, dans certains cas, la nécessité de fournir une forme d’identification légale comme un permis de conduire.

En plus de ces précautions, tous les documents signés en ligne sont soumis à un sceau de preuve de falsification. C’est là qu’un document est scellé électroniquement, toute personne qui ouvre le document ayant ensuite besoin d’un ensemble de clés de mot de passe générées par ordinateur pour y accéder.

Ces clés sont divisées par les personnes qui ont signé le document, avec des clés publiques et privées fournissant plusieurs couches de sécurité.

Avec ces précautions de sécurité en place, parmi d’autres outils, les signatures électroniques sont devenues beaucoup plus sécurisées que les signatures physiques. En sachant cela, vous pourrez signer des documents en ligne avec votre signature pré-générée sans vous soucier de votre sécurité en ligne.

Quels sont les avantages des e-signatures ?

Maintenant que les générateurs de signature sont devenus si populaires, et que presque tout le monde a désormais sa propre signature générée. En général, celles-ci sont utilisées pour signer des documents en ligne, aidant les contrats à progresser même si les parties ne peuvent pas se retrouver physiquement dans la même pièce pour signer un document.

Les e-signatures et les documents en ligne sont devenus si populaires pour les raisons suivantes :

• Facilite le travail à distance – Après la pandémie, de nombreuses entreprises ont eu des expériences avec le travail à distance, les employés utilisant des outils technologiques pour accomplir leur travail depuis chez eux. Actuellement, des entreprises du monde entier proposent un travail hybride, ce qui signifie que les employés peuvent choisir de travailler depuis le bureau ou chez eux. Environ 70 % de tous les citoyens américains ont travaillé à domicile, cette main-d’œuvre de plus en plus en ligne ayant besoin d’outils en ligne pour aider à combler le fossé. Grâce aux e-signatures, les documents en ligne permettent aux gens de signer des documents depuis chez eux, rendant la signature de contrats quelque chose qui peut être fait à distance.
• Instantané – Signer un document en ligne est aussi simple que de coller votre signature générée dans le document et de la déplacer où elle doit aller. Cette forme instantanée de signature de documents rend ce système incroyablement pratique.
• Accessible – Peu importe où vous êtes, pour signer un document en ligne, vous devez ouvrir votre téléphone, votre ordinateur portable, votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet. Une accessibilité complète signifie que les gens peuvent signer des documents en déplacement, accélérant considérablement le processus.
• Traçable – Chaque fois que des modifications sont apportées à un document, celles-ci sont enregistrées. Dans cet esprit, les documents en ligne avec e-signatures sont beaucoup plus traçables que les documents physiques, cette forme de signature de document étant beaucoup plus sécurisée.

Avec la facilité de la signature de documents en ligne, les e-signatures sont là pour rester, faisant de cette pratique commerciale quelque chose qui ne disparaîtra pas de sitôt.

Dernières réflexions

Avec l’efficacité et l’efficience des documents en ligne, les e-signatures sont une partie essentielle d’une entreprise qui facilite le nouveau normal. Avec ce changement, les générateurs de signature sont devenus vitaux, avec leur création instantanée de répliques numériques de signatures physiques, les rendant parfaits pour ce travail.

De la remplissage de documents à leur inclusion dans une signature d’email, les générateurs de signature et les e-signatures qu’ils produisent sont désormais essentiels pour les affaires modernes. Et, avec la demande d’e-signatures augmentant de 39 % chaque année, nous ne faisons probablement qu’effleurer le début des applications de ces outils en ligne utiles.