Como Escolher o Melhor Software de RH e Folha de Pagamento Para Seu Restaurante ou Negócio de Varejo

Se você possui uma loja ou um restaurante, estes são tempos perigosos. Suas margens já são apertadas o suficiente em tempos normais, e com a pressão da COVID, é ainda mais importante operar de forma enxuta e eficiente. Com isso em mente, você pode ser tentado a cortar custos quando se trata de seu sistema de gerenciamento de funcionários. Pode ser tentador usar um sistema menos formal que só requer papel e caneta ou um sistema online básico que custa pouco ou nada, mas pode não ser projetado especificamente para lojas ou restaurantes. No entanto, você rapidamente descobrirá que a facilidade de uso e a versatilidade dos sistemas de folha de pagamento e agendamento baseados em POS fazem com que valham o custo. Aqui está como eles podem ajudar.

Use o Que Você Já Tem

O sistema POS que você está usando agora é especificamente projetado para o propósito que você está aplicando. Se você é um proprietário de restaurante, ele sem dúvida possui recursos para facilitar a gorjeta; se você possui uma boutique, provavelmente tem capacidades de gerenciamento de inventário. De qualquer forma, seu POS provavelmente exige que os funcionários façam login quando assumem o caixa ou terminal. Esta é metade da batalha quando se trata de gerenciar funcionários. Adicione alguns recursos gerais como folha de pagamento, agendamento e um relógio de ponto, e recursos específicos como análises, compartilhamento de gorjetas e comissões, e você terá um sistema que permite gerenciar seus funcionários sem sair do POS. Alguns softwares de POS têm essas capacidades integradas, enquanto em outros sistemas você precisará instalar um aplicativo adicional; de qualquer forma, a conveniência inerente da “gestão de equipe” baseada em POS torna o custo adicional relativamente modesto.

Mantendo o Tempo

Parece bem simples, certo? Há um certo mérito nostálgico em registrar o ponto da maneira antiga, e se seus funcionários já fazem login, é uma questão simples calcular o tempo trabalhado; mas funções dedicadas de gerenciamento de tempo podem economizar tempo e aborrecimentos. Um relógio de ponto integrado torna o relatório e a análise do tempo dos funcionários muito fáceis. Alguns sistemas podem até exigir que seus funcionários declarem suas gorjetas ou realizem uma contagem do caixa antes de poderem fazer logout. No final, você terá um registro facilmente acessível de quem trabalhou, quando e quanto eles ganharam, incluindo gorjetas e bônus.

Integração da Folha de Pagamento

Como seu software POS já está acompanhando tudo isso, faz sentido integrá-lo ao seu sistema de folha de pagamento. Armado com essas informações, sua folha de pagamento pode ser virtualmente automática. Claro, você vai querer revisar tudo, mas um sistema que pode usar esses dados para gerar a folha de pagamento será uma grande economia de tempo para você. Para restaurantes, procure um sistema que permita que o mesmo funcionário trabalhe em diferentes funções (bartender, garçonete, recepcionista). Se você permitir que seus funcionários façam horas extras, essa é uma maneira simples de acompanhar isso também.

Mantendo Permissões

Se você está gerenciando a folha de pagamento e o agendamento através do seu POS, é ainda mais importante que o sistema consiga distinguir entre funcionários, gerentes e você. A maioria dos sistemas permite que você crie funções com permissões específicas. Você pode controlar o acesso de cada funcionário individualmente ou dividi-los em grupos como equipe e gerentes. Isso tem o benefício adicional de tornar as coisas mais simples para seus funcionários; eles não se sentirão sobrecarregados mexendo em configurações que poderiam causar problemas para você. Em vez disso, eles terão tudo o que precisam para fazer seu trabalho de forma eficaz – e nada mais.

Rastreamento de Comissões e Gorjetas

Sob um sistema informal, as gorjetas podem ser complicadas. Quando o processo não é transparente, pode levar à frustração e até mesmo a um moral danificado dos funcionários. Mas quando as gorjetas estão integradas ao seu POS, todos podem ver como sua gorjeta foi calculada e nada fica ao acaso. Sua equipe pode preferir gorjetas em dinheiro mais informais, mas rastrear tudo de forma aberta assim é a melhor maneira de evitar mal-entendidos ou falhas de comunicação potencialmente prejudiciais.

Um bom software de POS permitirá que você adicione gorjetas diretamente ao sistema. Qualquer pessoa com permissão pode então ver o valor da gorjeta por usuário, e você pode até definir uma porcentagem de redistribuição para o restante da equipe.

Assim como com as gorjetas, exigir que seus funcionários façam login para cada sessão quando estão no caixa torna muito fácil calcular suas comissões. Isso pode então ser facilmente adicionado ao seu próximo pagamento.

Relatórios de Funcionários

Se você gerencia um restaurante ou operação de varejo, uma coisa é certa: você está extremamente ocupado. É por isso que as capacidades analíticas e de relatórios são, sem dúvida, o maior ativo de um sistema de ponto de venda bem utilizado. Sem essas capacidades, você precisaria fazer uma série de cálculos que provavelmente você continuará adiando. Mas quando analisar a produtividade dos funcionários é tão simples quanto apertar um botão e ler uma tela ou impressão, isso é algo que você pode fazer toda semana ou mais ou menos sem que isso tome tempo de administrar seu negócio. Na verdade, pode-se dizer que fazer isso é essencial para gerenciar sua loja ou restaurante da maneira mais eficaz.

Sistemas de POS de qualidade permitirão que você defina indicadores-chave de desempenho para seus funcionários, para que tanto você quanto eles possam acompanhar sua eficácia. A capacidade de rastrear esses dados em tempo real pode dar aos seus funcionários algo pelo que lutar e permitir que você fortaleça certos membros da equipe enquanto recompensa outros por seu sucesso.

Gerenciar funcionários em seu software POS pode parecer uma tarefa substancial que custa tanto tempo quanto dinheiro. Mas como muitas coisas, o tempo, o dinheiro e a frustração que você economizará no final com um pequeno investimento no início farão com que valha a pena.