Análise de Compras: Otimizando Dados para Vantagem Estratégica

Com o aumento das soluções baseadas em dados na gestão da cadeia de suprimentos, a análise de compras se tornou crítica nas operações comerciais. Está transformando a compra de práticas manuais obsoletas para um processo automatizado impulsionado por software de procure-to-pay.

A análise de dados de compras não apenas ajuda a acompanhar os padrões de gastos de uma organização—também ajuda a tomar decisões estratégicas informadas para o crescimento dos negócios. Como resultado, as empresas podem reduzir custos, mitigar desafios futuros e melhorar a eficiência operacional.

Aqui está uma análise da análise de compras, seus tipos, funções e papel nas operações comerciais.

Definindo Análise de Compras

Em resumo, a análise de compras é usada para transformar dados dos padrões de compra passados de uma organização em insights acionáveis para melhorar a estratégia e a tomada de decisões futuras. Também conhecida como análise de compras, o processo envolve a coleta de dados de várias fontes internas e externas e a análise desses dados.

Os resultados finais são apresentados em formatos acessíveis, como gráficos, tabelas e painéis intuitivos. A análise de compras não termina com a visualização—os dados analisados são então aproveitados por equipes dedicadas para identificar tendências futuras do mercado, minimizar riscos e construir estratégias sustentáveis.

Tipos de Análise de Compras

As empresas podem escolher entre vários tipos de análise de compras com base em suas necessidades e desafios específicos. Seja qual for o objetivo, seja avaliar dados históricos ou identificar a razão por trás de qualquer descuido nas compras, a análise ajuda a encontrar a solução. Os principais tipos de análise de dados de compras incluem análise descritiva, diagnóstica, preditiva e prescritiva.

Análise Descritiva

O papel da análise descritiva é examinar dados históricos e descrever tendências e padrões passados na organização. A análise descritiva de compras pode mostrar que a empresa gastou mais em suprimentos de escritório durante a temporada de festas ou que tem trabalhado consistentemente com fornecedores que atrasam entregas. Subsequentemente, eles podem economizar custos em suprimentos de escritório comprando-os em grande quantidade antes das festas e mudando para um fornecedor diferente e mais confiável. Esses insights ajudam a guiar a tomada de decisões da organização, tornando os processos operacionais mais eficazes e reduzindo o gasto de recursos.

Análise Diagnóstica

A análise diagnóstica, por outro lado, foca mais na razão pela qual certos eventos ou tendências passadas aconteceram. Fiel ao seu nome, esse tipo de análise de dados de compras é fundamental para entender a causa raiz da falha nas compras. Por exemplo, se a organização notar que seu produto caiu significativamente em qualidade, pode usar a análise diagnóstica juntamente com outras ferramentas para analisar o desempenho do fornecedor. Uma vez que a análise de compras ajuda a identificar o problema (por exemplo, os padrões de qualidade do fornecedor diminuíram), as partes interessadas podem trabalhar em uma solução.

Análise Preditiva

A análise preditiva aproveita os dados de compras coletados para identificar tendências comerciais potenciais, prever riscos futuros e prever o desempenho na análise de compras. A empresa pode usar os padrões dos anos anteriores e antecipar quaisquer desafios que já enfrentou no passado. Por exemplo, se a análise preditiva mostrou que a loja ficou sem um produto popular anteriormente, pode evitar isso estocando-se com antecedência. Esse tipo de análise de compras não apenas ajuda a empresa a tomar decisões informadas, mas também mitiga riscos.

Análise Prescritiva

Usando informações de outros tipos de análises de compras, a análise prescritiva sugere soluções potenciais e cursos de ação para o negócio. O processo é feito principalmente com ferramentas de IA e aprendizado de máquina. Por exemplo, o modelo de análise prescritiva aproveita dados históricos e métricas de desempenho do fornecedor para recomendar estratégias de aquisição ideais e termos de contrato. Isso é especialmente útil na análise de oportunidades de compras quando você precisa avaliar o desempenho do fornecedor e os prazos de entrega para determinar estratégias para relacionamentos de longo prazo com fornecedores.

KPIs & Métricas na Análise de Compras

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para análise de compras ajudam as empresas a medir seu desempenho, eficiência de custos e eficácia dos fornecedores com dados claros e quantificáveis. Embora os KPIs dependam das necessidades da organização, algumas das principais métricas incluem:

• O gasto vs. orçamento compara o histórico de gastos com o orçamento alocado para determinar se as compras se encaixam nos limites de gastos. O objetivo não é economizar custos, mas manter a consistência com os recursos financeiros disponíveis. As empresas usam a análise de custos de compras para examinar custos diretos e indiretos e determinar áreas para otimização.

• O gasto sob gestão é a quantidade de gastos gerenciada diretamente pela equipe de compras da organização.

• O prazo de entrega do fornecedor mede o tempo que leva para o fornecedor entregar o produto após receber o pedido de compra.

• Fatores de variação, como preço, quantidade e variação de prazo de entrega, referem-se a quaisquer diferenças entre os resultados planejados e reais do processo de compras.

Principais Etapas na Análise de Compras

Analisar e identificar padrões de compras e práticas de gestão de gastos é crucial no cenário de mercado atual. Mas o que é ainda mais importante é abordar a análise de compras com uma estratégia clara em mente.

Embora possa ser tentador despejar todo o seu banco de dados em um software de análise de compras e tentar resolver problemas rapidamente, esse método raramente se mostra frutífero. A análise de compras geralmente envolve várias etapas-chave, incluindo coleta de dados, limpeza e organização de dados, análise, visualização e relatórios.

1. Identificando Objetivos & Coletando Dados

A base de uma análise de compras eficaz reside nos objetivos definidos no início do processo. Não importa o propósito—seja para reduzir custos, monitorar o desempenho do fornecedor ou construir uma estratégia de longo prazo—é importante identificar as áreas-chave a serem focadas.

Alguns dos fatores que as empresas levam em conta durante esta fase incluem seus recursos disponíveis e necessários, métricas de KPI atuais e riscos potenciais. Compreender as prioridades para as operações comerciais garante resultados mais precisos e acionáveis na análise de compras.

O processo de coleta de dados na análise de compras envolve a extração de dados de várias fontes para um banco de dados centralizado. As fontes de dados da organização podem ser internas e externas, com ambos os ativos de dados sendo igualmente úteis.

As fontes de dados internas vêm de dentro da organização e incluem:

• Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP)
• Software de gestão de faturas e compras
• Software de contabilidade
• Plataformas de gestão de relacionamento com clientes (CRM) e gestão de relacionamento com fornecedores (VRM)
• Software de procure-to-pay
• Correspondência interna, relatórios de vendas e registros financeiros

As fontes de dados externas incluem ativos fora da organização que estão disponíveis publicamente ou em qualquer um dos recursos de terceiros. Elas incluem:

• Informações sobre fornecedores
• Códigos e relatórios da indústria
• Bancos de dados públicos
• Dados financeiros de terceiros, como relatórios sobre moeda e custos

2. Limpando & Organizando os Dados

Embora coletar o máximo de dados possível seja certamente útil para uma análise de compras aprofundada, alguns dados imprecisos podem prejudicar os resultados. Dados imprecisos referem-se a informações defeituosas ou incompletas, que podem conter duplicatas, estar quebradas ou desatualizadas. Especialistas em compras trabalham para garantir que os dados sejam precisos em diferentes fontes, evitando formatos inconsistentes, desajustes de datas ou pequenos erros em relatórios.

A classificação é outra etapa importante na análise de compras, envolvendo a separação de dados em categorias claramente definidas. É extremamente útil se você planeja se concentrar em uma área específica, como aquisição em análises de aquisição. Por exemplo, você pode agrupar fornecedores por fator de risco e lucratividade com a matriz de Kraljic ou priorizar dados com uma regra 80/20.

3. Análise de Compras

Usando os objetivos claramente definidos na primeira etapa como ponto de partida, realize a análise de dados de compras, que é, sem dúvida, a parte mais vital do processo. O que você deseja focar depende inteiramente de suas necessidades. Algumas das etapas que você pode seguir durante a análise de compras incluem, mas não se limitam a:

• A análise de gastos examina gastos passados para determinar padrões de compras e obter insights sobre oportunidades de economia de custos.

• A análise de custos de compras foca em custos de compras individuais, incluindo despesas diretas e indiretas, custo total de propriedade e realização de uma análise de custo-benefício. Por exemplo, a empresa pode descobrir que importar certos materiais requer mais custos do que usar fornecedores nacionais. Após realizar a análise de custos de compras, a organização pode decidir diminuir despesas mudando para um fornecedor diferente.

• A análise de fornecedores restringe o escopo mais amplo da análise de aquisição e avalia cada fornecedor por fatores-chave, como seu desempenho, prazos de entrega, confiabilidade e eficiência de custos.

• A análise de diversidade de fornecedores permite que as empresas tenham uma visão clara de fornecedores de propriedade de minorias, de mulheres e outros fornecedores diversos em sua cadeia de suprimentos.

• A análise de oportunidades de compras envolve analisar a concorrência de mercado e a demanda do cliente para tomar decisões estratégicas para o crescimento dos negócios.

• A análise de contratos envolve examinar obrigações legais em qualquer relacionamento comercial.

4. Visualização & Relatórios

Para relatar suas descobertas a qualquer parte interessada, utilize software de compras para criar uma representação gráfica dos dados. Um estudo de Karin Eberhard na Management Review Quarterly descobriu que a visualização de dados melhora significativamente a qualidade da tomada de decisões na gestão estratégica. Alguns dos formatos visuais incluem gráficos de pizza, gráficos de linha, diagramas, mapas geoespaciais e muitas outras técnicas, todas as quais podem ser compiladas em um painel intuitivo. Por exemplo, a visualização ajuda a destacar áreas de crescimento na análise de oportunidades de compras.

Aproveitando a Análise para Compras

Ao analisar dados passados e atuais, a análise de compras pode ser essencial para o crescimento estratégico em uma variedade de indústrias e departamentos dentro da organização. Elas ajudam as equipes de compras a obter insights cruciais sobre dados de compras, que podem ser usados para abordar uma das necessidades do negócio. Desde pesquisa de mercado até gestão da cadeia de suprimentos, a análise de compras tem várias vantagens, como:

• Priorização de recursos
• Melhoria na aquisição, gestão da cadeia de suprimentos e gestão de riscos
• Otimização da logística e planejamento de entrega
• Obtenção de uma visão geral dos processos de compras

A análise de compras ajuda as empresas a controlar suas operações do ciclo de compras, cobrir quaisquer lacunas e inconsistências na demanda do cliente e nas relações com fornecedores, bem como acompanhar seus padrões de gastos. O uso de software de análise de compras baseado em dados ajuda as equipes de compras a realizar a análise de compras de forma eficiente, economizar recursos e obter insights preditivos.