Cómo Elegir El Mejor Software de Recursos Humanos y Nómina Para Tu Restaurante o Negocio Minorista

Si eres dueño de una tienda o un restaurante, estos son tiempos peligrosos. Tus márgenes ya son lo suficientemente ajustados en tiempos normales, y con la presión del COVID, es aún más importante operar de manera eficiente. Con eso en mente, puede que te sientas tentado a recortar gastos cuando se trata de tu sistema para gestionar empleados. Puede ser tentador usar un sistema menos formal que solo requiera un bolígrafo y papel o un sistema en línea básico que cueste poco o nada, pero que puede no estar diseñado específicamente para tiendas o restaurantes. Sin embargo, rápidamente descubrirás que la facilidad de uso y la versatilidad de los sistemas de nómina y programación basados en POS hacen que valga la pena el costo. Aquí te explicamos cómo pueden ayudar.

Usa Lo Que Tienes

El sistema POS que estás utilizando en este momento está diseñado específicamente para el propósito que le estás dando. Si eres dueño de un restaurante, sin duda tiene características para facilitar las propinas; si tienes una boutique, probablemente tenga capacidades de gestión de inventario. En cualquier caso, tu POS probablemente requiere que los empleados inicien sesión cuando toman el control de la caja o terminal. Esta es la mitad de la batalla cuando se trata de gestionar empleados. Agrega algunas características generales como nómina, programación y un reloj de tiempo, y características específicas como análisis, reparto de propinas y comisiones, y tendrás un sistema que te permite gestionar a tus empleados sin salir del POS. Algunos software de POS tienen estas capacidades integradas, mientras que con otros sistemas necesitarás instalar una aplicación adicional; de cualquier manera, la conveniencia inherente de la “gestión de equipos” basada en POS hace que valga la pena el gasto adicional relativamente modesto.

Manteniendo el Tiempo

Suena bastante simple, ¿verdad? Hay un mérito nostálgico en registrar la entrada de la manera tradicional, y si tus empleados ya inician sesión, es un asunto simple calcular su tiempo trabajado; pero las funciones de gestión de tiempo dedicadas pueden ahorrarte tiempo y molestias. Un reloj de tiempo integrado hace que reportar y analizar el tiempo de los empleados sea muy fácil. Algunos sistemas incluso pueden requerir que tus empleados declaren sus propinas o realicen un conteo de caja antes de que puedan cerrar sesión. Al final, tienes un registro fácilmente accesible de quién trabajó, cuándo y cuánto ganaron, incluidas las propinas y bonificaciones.

Integración de Nómina

Dado que tu software POS ya está llevando un seguimiento de todo esto, solo tiene sentido integrarlo con tu sistema de nómina. Armado con esta información, tu nómina puede ser prácticamente automática. Claro, querrás revisar todo, pero un sistema que puede usar estos datos para generar la nómina será un gran ahorro de tiempo para ti. Para restaurantes, busca un sistema que permita que el mismo empleado trabaje en diferentes roles (bartender, camarera, anfitriona). Si permites que tus empleados trabajen horas extras, esta es una forma sencilla de rastrear eso también.

Mantenimiento de Permisos

Si estás gestionando la nómina y la programación a través de tu POS, es aún más importante que el sistema pueda distinguir entre empleados, gerentes y tú. La mayoría de los sistemas te permiten crear roles con permisos específicos. Puedes controlar el acceso de cada empleado de forma individual o dividirlos en grupos como personal y gerentes. Esto tiene el beneficio adicional de simplificar las cosas para tus empleados; no se encontrarán abrumados al manipular configuraciones que podrían causarte problemas. Más bien, tendrán todo lo que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva, y nada más.

Seguimiento de Comisiones y Propinas

Bajo un sistema informal, las propinas pueden ser complicadas. Cuando el proceso no es transparente, puede llevar a frustraciones e incluso dañar la moral de los empleados. Pero cuando las propinas están integradas en tu POS, todos pueden ver cómo se calculó su propina y nada queda al azar. Tu personal puede preferir un sistema de propinas en efectivo más informal, pero rastrear todo de esta manera es la mejor forma de evitar malentendidos o malas comunicaciones que podrían ser perjudiciales.

Un buen software de POS te permitirá agregar propinas directamente al sistema. Cualquiera con permiso puede ver la cantidad de propina por usuario, y puedes incluso establecer un porcentaje de redistribución para el resto del equipo.

Al igual que con las propinas, requerir que tus empleados inicien sesión para cada sesión cuando están en la caja hace que sea muy fácil calcular su comisión. Esto puede ser fácilmente agregado a su próximo cheque de pago.

Reporte de Personal

Si diriges un restaurante o una operación minorista, una cosa es segura: estás extremadamente ocupado. Por eso, las capacidades analíticas y de reporte son, sin duda, el mayor activo de un sistema de punto de venta bien utilizado. Sin estas capacidades, tendrías que hacer un montón de cálculos que probablemente seguirás posponiendo. Pero cuando analizar la productividad de los empleados es tan simple como presionar un botón y leer una pantalla o un informe impreso, eso es algo que puedes hacer cada semana sin que te quite tiempo de administrar tu negocio. De hecho, se podría decir que hacerlo es esencial para gestionar tu tienda o restaurante de la manera más efectiva.

Los sistemas de POS de calidad te permitirán definir indicadores clave de rendimiento para tus empleados, de modo que tanto tú como ellos puedan rastrear su efectividad. La capacidad de rastrear estos datos en tiempo real puede darle a tus empleados algo por lo que esforzarse y permitirte fortalecer a ciertos miembros del equipo mientras recompensas a otros por su éxito.

Gestionar empleados en tu software de POS puede sonar como una tarea sustancial que cuesta tanto tiempo como dinero. Pero, como muchas cosas, el tiempo, el dinero y la frustración que ahorrarás al final con una pequeña inversión al principio harán que valga la pena.