Análisis de Compras: Optimizando Datos para Ventaja Estratégica

Con el auge de soluciones basadas en datos en la gestión de la cadena de suministro, el análisis de compras se ha vuelto crítico en las operaciones comerciales. Está transformando la compra de prácticas manuales obsoletas a un proceso automatizado impulsado por software de compra a pago.

El análisis de datos de compras no solo ayuda a hacer un seguimiento de los patrones de gasto de una organización, sino que también ayuda a tomar decisiones estratégicas informadas para el crecimiento empresarial. Como resultado, las empresas pueden reducir costos, mitigar desafíos futuros y mejorar la eficiencia operativa.

Aquí hay un desglose del análisis de compras, sus tipos, funciones y su papel en las operaciones comerciales.

Definiendo el Análisis de Compras

En pocas palabras, el análisis de compras se utiliza para convertir datos de los patrones de compra pasados de una organización en información procesable para mejorar la estrategia y la toma de decisiones futuras. También se conoce como análisis de compras o análisis de adquisiciones, el proceso implica la recopilación de datos de numerosas fuentes internas y externas y el análisis de dichos datos.

Las conclusiones finales se presentan en formatos accesibles, como gráficos, tablas y tableros intuitivos. El análisis de compras no termina con la visualización; los datos analizados son luego aprovechados por equipos dedicados para identificar tendencias futuras del mercado, minimizar riesgos y construir estrategias sostenibles.

Tipos de Análisis de Compras

Las empresas pueden elegir entre varios tipos de análisis de compras según sus necesidades y desafíos específicos. Ya sea que el objetivo sea evaluar datos históricos o identificar la razón detrás de cualquier descuido en la compra, el análisis ayuda a encontrar la solución. Los tipos clave de análisis de datos de compras incluyen análisis descriptivo, diagnóstico, predictivo y prescriptivo.

Análisis Descriptivo

El papel del análisis descriptivo es examinar datos históricos y describir tendencias y patrones pasados en la organización. El análisis descriptivo de compras podría mostrar que la empresa gastó más en suministros de oficina durante la temporada navideña o ha trabajado consistentemente con proveedores que retrasan las entregas. Posteriormente, pueden ahorrar costos en suministros de oficina comprándolos al por mayor antes de las vacaciones y cambiando a un proveedor diferente y más confiable. Estas ideas ayudan a guiar la toma de decisiones de la organización, haciendo que los procesos operativos sean más efectivos y reduciendo el gasto de recursos.

Análisis Diagnóstico

El análisis diagnóstico, por otro lado, se centra más en la razón por la cual ciertos eventos o tendencias pasadas ocurrieron. Fiel a su nombre, este tipo de análisis de datos de compras es clave para entender la causa raíz del fracaso en la compra. Por ejemplo, si la organización nota que su producto ha disminuido significativamente en calidad, puede utilizar el análisis diagnóstico junto con otras herramientas para analizar el rendimiento del proveedor. Una vez que el análisis de compras ayuda a identificar el problema (por ejemplo, los estándares de calidad del proveedor han disminuido), los interesados pueden trabajar en una solución.

Análisis Predictivo

El análisis predictivo aprovecha los datos de compras recopilados para identificar tendencias comerciales potenciales, prever riesgos futuros y predecir el rendimiento en el análisis de compras. La empresa puede utilizar los patrones de años anteriores y anticipar cualquier desafío que ya haya enfrentado en el pasado. Por ejemplo, si el análisis predictivo ha mostrado que la tienda se ha quedado sin un producto popular, puede evitar esto abasteciéndose con anticipación. Este tipo de análisis de compras no solo ayuda a la empresa a tomar decisiones informadas, sino que también mitiga riesgos.

Análisis Prescriptivo

Utilizando información de otros tipos de análisis de compras, el análisis prescriptivo sugiere soluciones potenciales y cursos de acción para el negocio. El proceso se realiza principalmente con herramientas de IA y aprendizaje automático. Por ejemplo, el modelo de análisis prescriptivo aprovecha datos históricos y métricas de rendimiento del proveedor para recomendar estrategias de abastecimiento óptimas y términos de contrato. Esto es especialmente útil en el análisis de oportunidades de compra cuando se necesita evaluar el rendimiento del proveedor y los plazos de entrega para determinar estrategias para relaciones a largo plazo con los proveedores.

KPIs y Métricas en el Análisis de Compras

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) para el análisis de compras ayudan a las empresas a medir su rendimiento, eficiencia de costos y efectividad del proveedor con datos claros y cuantificables. Aunque los KPI dependen de las necesidades de la organización, algunas de las métricas clave incluyen:

• Gasto vs. Presupuesto compara la historia de gastos con el presupuesto asignado para determinar si las compras se ajustan a los límites de gasto. El objetivo no es ahorrar costos, sino mantenerse consistente con los recursos financieros dados. Las empresas utilizan el análisis de costos de compras para examinar costos indirectos y directos y determinar áreas para optimización.

• Gasto bajo gestión es la cantidad de gasto gestionado directamente por el equipo de compras de la organización.

• Tiempo de entrega del proveedor mide el tiempo que tarda el proveedor en entregar el producto después de recibir la orden de compra.

• Factores de variación, como precio, cantidad y variación del tiempo de entrega, se refieren a cualquier diferencia entre los resultados planificados y reales del proceso de compra.

Pasos Clave en el Análisis de Compras

Analizar e identificar patrones de compra y prácticas de gestión de gastos es crucial en el panorama del mercado actual. Pero lo que es aún más importante es abordar el análisis de compras con una estrategia clara en mente.

Si bien puede ser tentador volcar toda su base de datos en el software de análisis de compras y tratar de resolver problemas sobre la marcha, este método rara vez resulta fructífero. El análisis de compras generalmente implica varios pasos clave, que incluyen la recopilación de datos, limpieza y organización de datos, análisis, visualización e informes.

1. Identificación de Objetivos y Recopilación de Datos

La base de un análisis de compras efectivo radica en los objetivos definidos al principio del proceso. No importa el propósito, ya sea reducir costos, monitorear el rendimiento del proveedor o construir una estrategia a largo plazo, es importante identificar las áreas clave en las que enfocarse.

Algunos de los factores que las empresas tienen en cuenta durante esta etapa incluyen sus recursos disponibles y necesarios, métricas KPI actuales y riesgos potenciales. Comprender las prioridades para las operaciones comerciales asegura resultados más precisos y procesables en el análisis de compras.

El proceso de recopilación de datos en el análisis de compras implica extraer datos de varios recursos en una base de datos centralizada. Las fuentes de datos de la organización pueden ser tanto internas como externas, siendo ambos activos de datos igualmente útiles.

Las fuentes de datos internas provienen de dentro de la organización e incluyen:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

• Software de gestión de facturas y compras

• Software de contabilidad

• Plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y gestión de relaciones con proveedores (VRM)

• Software de compra a pago

• Correspondencia interna, informes de ventas y registros financieros

Las fuentes de datos externas incluyen activos fuera de la organización que están disponibles públicamente o en cualquiera de los recursos de terceros. Incluyen:

• Información del proveedor

• Códigos e informes de la industria

• Bases de datos públicas

• Datos financieros de terceros, como informes sobre moneda y costos

2. Limpieza y Organización de los Datos

Si bien recopilar la mayor cantidad de datos posible es ciertamente útil para un análisis de compras en profundidad, algunos datos sucios pueden obstaculizar los resultados. Los datos sucios se refieren a información defectuosa o incompleta, que puede contener duplicados, estar dañada o desactualizada. Los especialistas en compras trabajan para asegurar que los datos sean precisos en diferentes fuentes, evitando formatos inconsistentes, desajustes de fechas o pequeños errores en los informes.

La clasificación es otro paso importante en el análisis de compras, que implica separar los datos en categorías claramente definidas. Es extremadamente útil si planea enfocarse en un área específica, como el abastecimiento en el análisis de abastecimiento. Por ejemplo, puede agrupar a los proveedores por factor de riesgo y rentabilidad con la matriz de Kraljic o priorizar datos con una regla del 80/20.

3. Análisis de Compras

Utilizando los objetivos claramente definidos en el primer paso como punto de partida, realice un análisis de datos de compras, que es, sin duda, la parte más vital del proceso. En qué desea enfocarse depende completamente de sus necesidades. Algunos de los pasos que puede tomar durante el análisis de compras incluyen, pero no se limitan a:

• El análisis de gastos examina el gasto pasado para determinar patrones de compra y obtener información sobre oportunidades de ahorro de costos.

• El análisis de costos de compras se centra en los costos de compra individuales, incluidos los gastos directos e indirectos, el costo total de propiedad y la realización de un análisis costo-beneficio. Por ejemplo, la empresa podría descubrir que importar ciertos materiales requiere más costos que utilizar proveedores nacionales. Después de realizar el análisis de costos de compras, la organización puede decidir disminuir gastos cambiando a un proveedor diferente.

• El análisis de proveedores reduce el alcance más amplio del análisis de abastecimiento y evalúa a cada proveedor según factores clave, como su rendimiento, tiempos de entrega, confiabilidad y eficiencia de costos.

• El análisis de diversidad de proveedores permite a las empresas tener una visión clara de los proveedores de propiedad minoritaria, de mujeres y otros proveedores diversos en su cadena de suministro.

• El análisis de oportunidades de compra implica analizar la competencia del mercado y la demanda del cliente para tomar decisiones estratégicas para el crecimiento empresarial.

• El análisis de contratos implica examinar las obligaciones legales en cualquier relación comercial.

4. Visualización e Informes

Para informar sus hallazgos a cualquier interesado, utilice software de compras para crear una representación gráfica de los datos. Un estudio de Karin Eberhard en Management Review Quarterly encontró que la visualización de datos mejora significativamente la calidad de la toma de decisiones en la gestión estratégica. Algunos de los formatos visuales incluyen gráficos circulares, gráficos de líneas, diagramas, mapas geoespaciales y muchas otras técnicas, todas las cuales pueden compilarse en un tablero intuitivo. Por ejemplo, la visualización ayuda a resaltar áreas de crecimiento en el análisis de oportunidades de compra.

Aprovechando el Análisis para Compras

Al analizar datos pasados y actuales, el análisis de compras puede ser esencial en el crecimiento estratégico a través de una variedad de industrias y departamentos dentro de la organización. Ayudan a los equipos de compras a obtener información crucial sobre los datos de compras, que luego se puede utilizar para abordar una de las necesidades comerciales. Desde la investigación de mercado hasta la gestión de la cadena de suministro, el análisis de compras tiene varias ventajas, tales como:

• Priorización de recursos

• Mejora del abastecimiento, gestión de la cadena de suministro y gestión de riesgos

• Optimización de la logística y planificación de entregas

• Obtención de una visión general de los procesos de compras

El análisis de compras ayuda a las empresas a tomar el control de sus operaciones del ciclo de compras, cubrir cualquier brecha e inconsistencias en la demanda del cliente y las relaciones con los proveedores, así como hacer un seguimiento de sus patrones de gasto. Utilizar software de análisis de compras basado en datos ayuda a los equipos de compras a realizar análisis de compras de manera eficiente, ahorrar recursos y obtener información predictiva.