Analisi degli Acquisti: Ottimizzare i Dati per un Vantaggio Strategico

Con l’aumento delle soluzioni basate sui dati nella gestione della catena di approvvigionamento, l’analisi degli acquisti è diventata fondamentale nelle operazioni aziendali. Sta trasformando l’approvvigionamento da pratiche manuali obsolete a un processo automatizzato guidato da software procure-to-pay.

L’analisi dei dati di approvvigionamento non solo aiuta a tenere traccia dei modelli di spesa di un’organizzazione, ma aiuta anche a prendere decisioni strategiche informate per la crescita aziendale. Di conseguenza, le aziende possono ridurre i costi, mitigare le sfide future e migliorare l’efficienza operativa.

Ecco una panoramica dell’analisi degli acquisti, dei suoi tipi, funzioni e ruolo nelle operazioni aziendali.

Definire l’Analisi degli Acquisti

In poche parole, l’analisi degli acquisti viene utilizzata per trasformare i dati dei modelli di acquisto passati di un’organizzazione in intuizioni praticabili per migliorare la strategia e il processo decisionale futuri. Nota anche come analisi degli acquisti, il processo prevede la raccolta di dati da numerose fonti interne ed esterne e l’analisi di tali dati.

I risultati finali vengono presentati in formati accessibili, come grafici, diagrammi e dashboard intuitive. L’analisi degli acquisti non termina con la visualizzazione: i dati analizzati vengono quindi utilizzati da team dedicati per identificare le tendenze di mercato future, minimizzare i rischi e costruire strategie sostenibili.

Tipi di Analisi degli Acquisti

Le aziende possono scegliere tra vari tipi di analisi degli acquisti in base alle loro esigenze e sfide specifiche. Che l’obiettivo sia valutare i dati storici o identificare il motivo di eventuali errori di approvvigionamento, l’analisi aiuta a trovare la soluzione. I principali tipi di analisi dei dati di approvvigionamento includono analisi descrittiva, diagnostica, predittiva e prescrittiva.

Analisi Descrittiva

Il ruolo dell’analisi descrittiva è esaminare i dati storici e descrivere le tendenze e i modelli passati nell’organizzazione. L’analisi descrittiva degli acquisti potrebbe mostrare che l’azienda ha speso di più per forniture per ufficio durante la stagione delle festività o ha costantemente lavorato con fornitori che ritardano le consegne. Di conseguenza, possono risparmiare sui costi delle forniture per ufficio acquistandole in blocco prima delle festività e passando a un fornitore diverso, più affidabile. Queste intuizioni aiutano a guidare il processo decisionale dell’organizzazione, rendendo i processi operativi più efficaci e riducendo la spesa delle risorse.

Analisi Diagnostica

L’analisi diagnostica, d’altra parte, si concentra di più sul motivo per cui si sono verificati determinati eventi o tendenze passate. Fedeli al loro nome, questo tipo di analisi dei dati di approvvigionamento è fondamentale per comprendere la causa principale del fallimento dell’approvvigionamento. Ad esempio, se l’organizzazione nota che il suo prodotto ha subito un calo significativo di qualità, può utilizzare l’analisi diagnostica insieme ad altri strumenti per analizzare le prestazioni del fornitore. Una volta che l’analisi degli acquisti aiuta a identificare il problema (ad es., gli standard di qualità del fornitore sono diminuiti), le parti interessate possono lavorare a una soluzione.

Analisi Predittiva

L’analisi predittiva sfrutta i dati di approvvigionamento raccolti per identificare potenziali tendenze aziendali, prevedere rischi imminenti e prevedere le prestazioni nell’analisi degli acquisti. L’azienda può utilizzare i modelli degli anni precedenti e anticipare eventuali sfide che ha già affrontato in passato. Ad esempio, se l’analisi predittiva ha mostrato che il negozio è rimasto senza un prodotto popolare, può evitarlo facendo scorte in anticipo. Questo tipo di analisi degli acquisti non solo aiuta l’azienda a prendere decisioni informate, ma mitiga anche i rischi.

Analisi Prescrittiva

Utilizzando informazioni provenienti da altri tipi di analisi degli acquisti, l’analisi prescrittiva suggerisce potenziali soluzioni e corsi d’azione per l’azienda. Il processo viene principalmente svolto con strumenti di intelligenza artificiale e machine learning. Ad esempio, il modello di analisi prescrittiva sfrutta i dati storici e i parametri di prestazione dei fornitori per raccomandare strategie di approvvigionamento ottimali e termini contrattuali. Questo è particolarmente utile nell’analisi delle opportunità di approvvigionamento quando è necessario valutare le prestazioni dei fornitori e i tempi di consegna per determinare strategie per relazioni a lungo termine con i fornitori.

KPI e Metriche nell’Analisi degli Acquisti

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per l’analisi degli acquisti aiutano le aziende a misurare le loro prestazioni, l’efficienza dei costi e l’efficacia dei fornitori con dati chiari e quantificabili. Sebbene i KPI dipendano dalle esigenze dell’organizzazione, alcune delle metriche chiave includono:

• Spesa vs. Budget confronta la storia della spesa con il budget allocato per determinare se gli acquisti rientrano nei limiti di spesa. L’obiettivo non è risparmiare costi, ma rimanere coerenti con le risorse finanziarie disponibili. Le aziende utilizzano l’analisi dei costi di approvvigionamento per esaminare i costi diretti e indiretti e determinare le aree da ottimizzare.

• Spesa sotto gestione è l’importo della spesa gestita direttamente dal team di approvvigionamento dell’organizzazione.

• Tempo di consegna del fornitore misura il tempo necessario al fornitore per consegnare il prodotto dopo aver ricevuto l’ordine di acquisto.

• Fattori di varianza, come la varianza di prezzo, quantità e tempi di consegna, si riferiscono a qualsiasi differenza tra i risultati pianificati e quelli effettivi del processo di approvvigionamento.

Passaggi Chiave nell’Analisi degli Acquisti

Analizzare e identificare i modelli di acquisto e le pratiche di gestione della spesa è cruciale nel panorama di mercato odierno. Ma ciò che è ancora più importante è affrontare l’analisi degli acquisti con una chiara strategia in mente.

Sebbene possa essere allettante scaricare l’intero database nel software di analisi degli acquisti e cercare di risolvere i problemi al volo, questo metodo raramente si dimostra fruttuoso. L’analisi degli acquisti di solito comporta diversi passaggi chiave, tra cui raccolta dei dati, pulizia e organizzazione dei dati, analisi, visualizzazione e reporting.

1. Identificare Obiettivi e Raccolta Dati

Le basi di un’analisi degli acquisti efficace risiedono negli obiettivi definiti all’inizio del processo. Indipendentemente dallo scopo—che si tratti di ridurre i costi, monitorare le prestazioni dei fornitori o costruire una strategia a lungo termine—è importante identificare le aree chiave su cui concentrarsi.

Alcuni dei fattori che le aziende prendono in considerazione durante questa fase includono le loro risorse disponibili e necessarie, le metriche KPI attuali e i rischi potenziali. Comprendere le priorità per le operazioni aziendali garantisce risultati più precisi e praticabili nell’analisi degli acquisti.

Il processo di raccolta dei dati nell’analisi degli acquisti prevede l’estrazione dei dati da varie risorse in un database centralizzato. Le fonti di dati dell’organizzazione possono essere sia interne che esterne, con entrambe le risorse di dati che sono ugualmente utili.

Le fonti di dati interne provengono dall’interno dell’organizzazione e includono:

• Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

• Software di gestione delle fatture e degli acquisti

• Software di contabilità

• Piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e gestione delle relazioni con i fornitori (VRM)

• Software procure-to-pay

• Corrispondenza interna, report di vendita e registri finanziari

Le fonti di dati esterne includono risorse al di fuori dell’organizzazione disponibili pubblicamente o presso risorse di terze parti. Esse includono:

• Informazioni sui fornitori

• Codici e report di settore

• Database pubblici

• Dati finanziari di terze parti, come report su valute e costi

2. Pulizia e Organizzazione dei Dati

Sebbene raccogliere il maggior numero possibile di dati sia certamente utile per un’analisi degli acquisti approfondita, alcuni dati sporchi potrebbero ostacolare i risultati. I dati sporchi si riferiscono a informazioni difettose o incomplete, che possono contenere duplicati, essere danneggiati o obsoleti. Gli specialisti degli approvvigionamenti lavorano per garantire che i dati siano accurati attraverso diverse fonti, evitando formati incoerenti, discrepanze nelle date o piccoli errori nei report.

La classificazione è un altro passaggio importante nell’analisi per l’approvvigionamento, che prevede la separazione dei dati in categorie chiaramente definite. È estremamente utile se si prevede di concentrarsi su un’area specifica, come l’approvvigionamento nell’analisi degli approvvigionamenti. Ad esempio, è possibile raggruppare i fornitori per fattore di rischio e redditività utilizzando la matrice di Kraljic o dare priorità ai dati con una regola 80/20.

3. Analisi degli Acquisti

Utilizzando gli obiettivi chiaramente definiti nel primo passaggio come punto di partenza, eseguire l’analisi dei dati di approvvigionamento, che è senza dubbio la parte più vitale del processo. Ciò su cui ci si vuole concentrare dipende interamente dalle proprie esigenze. Alcuni dei passaggi che è possibile seguire durante l’analisi degli acquisti includono, ma non sono limitati a:

• L’analisi della spesa esamina la spesa passata per determinare i modelli di acquisto e ottenere intuizioni sulle opportunità di risparmio.

• L’analisi dei costi di approvvigionamento si concentra sui costi di approvvigionamento individuali, comprese le spese dirette e indirette, il costo totale di proprietà e l’esecuzione di un’analisi costi-benefici. Ad esempio, l’azienda potrebbe scoprire che importare determinati materiali richiede più costi rispetto all’utilizzo di fornitori nazionali. Dopo aver eseguito l’analisi dei costi di approvvigionamento, l’organizzazione potrebbe decidere di ridurre le spese passando a un fornitore diverso.

• L’analisi dei fornitori restringe l’ambito più ampio dell’analisi degli approvvigionamenti e valuta ciascun fornitore in base a fattori chiave, come le loro prestazioni, i tempi di consegna, l’affidabilità e l’efficienza dei costi.

• L’analisi della diversità dei fornitori consente alle aziende di avere una chiara panoramica dei fornitori di minoranza, di proprietà femminile e di altri fornitori diversi nella loro catena di approvvigionamento.

• L’analisi delle opportunità di approvvigionamento implica l’analisi della concorrenza di mercato e della domanda dei clienti per prendere decisioni strategiche per la crescita aziendale.

• L’analisi dei contratti implica l’esame degli obblighi legali in qualsiasi relazione commerciale.

4. Visualizzazione e Reporting

Per riportare i risultati a qualsiasi parte interessata, utilizzare il software di approvvigionamento per creare una rappresentazione grafica dei dati. Uno studio di Karin Eberhard in Management Review Quarterly ha trovato che la visualizzazione dei dati migliora significativamente la qualità del processo decisionale nella gestione strategica. Alcuni dei formati visivi includono grafici a torta, grafici a linee, diagrammi, mappe geospaziali e molte altre tecniche, tutte le quali possono essere compilate in un dashboard intuitivo. Ad esempio, la visualizzazione aiuta a evidenziare le aree di crescita nell’analisi delle opportunità di approvvigionamento.

Sfruttare l’Analisi per l’Approvisionnement

Analizzando i dati passati e attuali, l’analisi degli acquisti può essere essenziale per la crescita strategica in una varietà di settori e dipartimenti all’interno dell’organizzazione. Aiutano i team di approvvigionamento a ottenere intuizioni cruciali sui dati di acquisto, che possono poi essere utilizzate per affrontare uno dei bisogni aziendali. Dalla ricerca di mercato alla gestione della catena di approvvigionamento, l’analisi degli acquisti ha vari vantaggi, come:

• Prioritizzazione delle risorse

• Miglioramento dell’approvvigionamento, della gestione della catena di approvvigionamento e della gestione dei rischi

• Ottimizzazione della logistica e della pianificazione delle consegne

• Ottenere una visione d’insieme dei processi di approvvigionamento

L’analisi degli acquisti aiuta le aziende a prendere il controllo delle loro operazioni del ciclo di acquisto, coprire eventuali lacune e incoerenze nella domanda dei clienti e nelle relazioni con i fornitori, nonché tenere traccia dei loro modelli di spesa. Utilizzare software di analisi degli acquisti basati sui dati aiuta i team di approvvigionamento a eseguire l’analisi degli acquisti in modo efficiente, risparmiare risorse e ottenere intuizioni predittive.