[Руководство 2023] Оптимизация системы управления отелем с помощью программного обеспечения

Программное обеспечение для управления отелем (HMS), часто известное как Программное обеспечение для управления отелем, — это система, которая помогает отелям и гостиничному бизнесу с повседневными задачами, такими как управление бронированиями, мониторинг и обновление доступности номеров для бронирования, управление человеческими ресурсами и так далее.

По определению, операции отеля включают множество повторяющихся процедур, и HMS предоставляет способ автоматизировать некоторые из этих задач, чтобы повысить эффективность труда, минимизировать ошибки и сократить задержки.

В результате система управления отелем в настоящее время крайне важна в гостиничном секторе, чтобы сотрудники отеля не тратили свое драгоценное время на выполнение монотонных обязанностей и могли использовать свое время для улучшения обслуживания.

HMS также может помочь отслеживать производительность сотрудников отеля и другие аспекты объекта, а также управлять входящими и текущими платежами.

Вкратце, система управления отелем жизненно важна для любого бизнеса в настоящее время. Гостиничные компании могут в целом выбирать между двумя вариантами: приобретением готовой системы управления отелем или созданием индивидуальной системы управления отелем.

Индивидуальная система управления отелем предпочтительнее, если вы хотите систему, адаптированную к вашим конкретным потребностям. Тем не менее, она часто дороже, чем аналогичное готовое программное обеспечение. Является ли индивидуальная система управления отелем лучшим вариантом для вас? Некоторые важные факторы, которые следует учитывать, обсуждаются ниже.

Почему вам нужна индивидуальная система управления отелем?

Следующие являются некоторыми значительными преимуществами персонализированной системы управления отелем по сравнению с готовым программным решением:

Увеличенный контроль над вашими данными

С индивидуально настроенной системой управления отелем вы можете хранить информацию о ваших посетителях в HMS и объединять ее с вашей существующей CRM (если такая имеется). Готовые HMS могут быть несовместимы с некоторыми программами CRM, и ваши данные подвержены определенному уровню воздействия со стороны третьих лиц.

Персонализация

Вы можете разрабатывать индивидуальные услуги для ваших посетителей с помощью индивидуального программного обеспечения для управления отелем, такие как отправка персонализированных приветственных писем, создание программ лояльности, предоставление уникальных преимуществ для клиентов и т. д. Персонализация становится все более важной для формирования клиентской лояльности в наши дни.

Последовательный клиентский опыт

Индивидуальная система управления может помочь автоматизировать множество специфических для объекта процессов, таких как регистрация (и выезд), услуги консьержа и другие услуги. Избегайте потенциальных недоразумений и споров, уменьшая человеческий контакт между персоналом отеля и посетителями.

Повторяющиеся задачи должны быть автоматизированы

Мы кратко упомянули об этом выше, но индивидуальное программное обеспечение для управления отелем может помочь устранить повторяющуюся и часто дублирующуюся работу, выполняемую персоналом. Разные объекты могут иметь разные задачи, и здесь специализированное программное обеспечение может проявить себя.

Основываясь на перечисленных выше преимуществах, почему вам нужна индивидуальная система управления отелем в первую очередь? Вот некоторые распространенные цели, которые следует учитывать:

Увеличение бронирований

Мы можем улучшить бронирования отелей с помощью более индивидуальной, плавной системы управления отелем (и, таким образом, увеличить наш доход).

С этой целью мы должны разработать более ориентированную на клиента систему управления отелем, такую как индивидуальные услуги, более плавный процесс регистрации и выезда, а также лучший общий опыт для гостей.

Улучшение операционных процессов

Индивидуальная система управления отелем имеет решающее значение для сокращения времени, затрачиваемого на повторяющиеся административные задачи, и мониторинга того, как сотрудники выполняют свои повседневные задачи. Мы можем адаптировать HMS, чтобы сделать операции более плавными, эффективными и экономичными.

Улучшение продвижения

С интегрированным менеджером каналов индивидуальная HMS может расширить ваш охват в гостиничном секторе, автоматизируя процесс рекламы и продвижения вашего отеля на многочисленные каналы, сохраняя при этом ценовое равенство.

Кроме того, система может предоставлять информацию о бронировании в реальном времени для всех ваших рекламных средств, включая GDS, OTA и независимых розничных агентов.

Создание процесса автоматизации для бронирований

Одной из самых значительных характеристик любой системы управления отелем является возможность автоматизировать ваш процесс бронирования.

Функция управления бронированием может обеспечить безупречный опыт бронирования, позволяя всем клиентам получить номер, который они забронировали, а также позволяя сотрудникам отеля отслеживать все данные о бронировании и резервировании.

Вот некоторые ключевые аспекты, которые следует учитывать в этом отношении:

Управление бронированием

Система может принимать, организовывать и отвечать на детали бронирования. Например, HMS должна указывать занятость номеров на определенный период в соответствии с параметрами бронирования.

Система должна иметь возможность предоставлять календарный вид всех бронирований, и сотрудники отеля должны иметь возможность вносить соответствующие изменения (изменять даты/категории размещения, отменять бронирование, выдавать подтверждение и т. д.).

Интеграция онлайн-бронирования

Сегодня является обычным делом, чтобы веб-сайт отеля отображал доступность номеров и позволял потенциальным посетителям бронировать напрямую на сайте.

Система управления отелем должна эффективно взаимодействовать с веб-сайтом и автоматизировать различные процессы, такие как отправка подтверждения по электронной почте после бронирования и управление данными, относящимися к бронированиям, информации о гостях и деталям оплаты.

Управляемая и автоматизированная система управления отношениями с гостями

Индивидуальная система управления отелем должна безопасно хранить информацию о гостях, такую как контактная информация, детали номера, способы оплаты, даты рождения и другую соответствующую информацию.

Этот модуль управления отношениями с гостями также должен помогать в распределении коммуникаций и уведомлений, таких как выставление счетов, акции и т. д.

Необходимый поток управления отношениями с гостями должен быть создан на основе бизнес-предпочтений отеля, которые включают:

Персонализация

Вы можете предоставлять индивидуальные услуги, такие как бронирование определенных ресторанов, которые, как вы знаете, им нравятся, или просто приветствовать их с их любимым напитком и журналом по прибытии, если вы знаете предпочтения и привычки отдельных посетителей.

Сбор и анализ данных могут быть использованы для разработки будущих кампаний и персонализации услуг.

Уведомления

Система должна автоматически отправлять уведомления на следующих этапах их пребывания:

2. Непосредственно перед их прибытием (процесс бронирования, подтверждение оплаты, список заказанных услуг)

3. Во время их пребывания (специальные предложения и скидки на услуги отеля, блюда в ресторане и т. д.)

4. Непосредственно после выезда (попросить гостя оставить отзыв и рецензию)

Рассмотрите ваши варианты поставщиков

Вот некоторые ключевые моменты, которые следует помнить при разработке индивидуальной системы управления отелем:

Составьте список желаемых функций.

Пожалуйста, перечислите необходимые функции и их приоритет на основе вышеупомянутых факторов. Важно помнить, что вы хотите найти самого дешевого поставщика, который может последовательно предоставить эти функции/возможности.

В большинстве случаев вы не сможете найти поставщика, который сможет удовлетворить все ваши требования, поэтому установка приоритета имеет решающее значение, чтобы вы могли тщательно оценить свои возможности.

Заключение

HMS критически важна для каждого отеля, от семейного пансиона с только кроватью и завтраком до крупных гостиничных сетей.

Разработка вашей собственной или использование готового решения зависит от вас, но если вы решите создать HMS именно под ваши нужды, подготовьте полный список ваших требований, чтобы сократить время разработки.