Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления персоналом и расчетов заработной платы для вашего ресторана или розничного бизнеса

Если вы владеете магазином или рестораном, это опасные времена. Ваши маржи и так достаточно узкие в обычные времена, а с учетом давления COVID еще важнее вести бизнес эффективно. Учитывая это, вы можете быть склонны экономить на системе управления сотрудниками. Может возникнуть соблазн использовать менее формальную систему, которая требует только ручки и бумаги или простую онлайн-систему, которая стоит мало или ничего, но может не быть специально разработанной для магазинов или ресторанов. Тем не менее, вы быстро поймете, что простота использования и универсальность систем расчета заработной платы и планирования на основе POS делают их стоимость оправданной. Вот как они могут помочь.

Используйте то, что у вас есть

Система POS, которую вы используете прямо сейчас, специально разработана для той цели, для которой вы ее используете. Если вы владелец ресторана, она, безусловно, имеет функции, упрощающие чаевые; если вы владеете бутиком, у нее, вероятно, есть функции управления запасами. В любом случае, ваш POS, вероятно, требует от сотрудников входа в систему, когда они берут на себя кассу или терминал. Это половина битвы, когда дело касается управления сотрудниками. Добавьте несколько общих функций, таких как расчет заработной платы, планирование и учет рабочего времени, а также специфические функции, такие как аналитика, распределение чаевых и комиссии, и у вас будет система, которая позволяет вам управлять вашими сотрудниками, не покидая POS. Некоторые программные обеспечения POS имеют эти возможности встроенными, в то время как для других систем вам нужно будет установить дополнительное приложение; в любом случае, врожденное удобство “управления командой” на основе POS делает это оправданным относительно скромными дополнительными расходами.

Учет рабочего времени

Звучит довольно просто, верно? Есть некая ностальгия по старинному способу учета рабочего времени, и если ваши сотрудники уже входят в систему, это простое дело — рассчитать их отработанное время; но специализированные функции управления временем могут сэкономить вам время и нервы. Встроенные часы учета рабочего времени делают отчетность и анализ рабочего времени сотрудников легкими. Некоторые системы могут даже требовать от ваших сотрудников указать свои чаевые или провести подсчет кассы, прежде чем они смогут выйти из системы. В конечном итоге у вас будет легко доступная запись о том, кто работал, когда и сколько они заработали, включая чаевые и бонусы.

Интеграция с расчетом заработной платы

Поскольку ваше программное обеспечение POS уже отслеживает все это, имеет смысл интегрировать его с вашей системой расчета заработной платы. Обладая этой информацией, ваш расчет заработной платы может быть практически автоматическим. Конечно, вы захотите все проверить, но система, которая может использовать эти данные для генерации расчетов заработной платы, сэкономит вам огромное количество времени. Для ресторанов ищите систему, которая позволяет одному и тому же сотруднику выполнять разные роли (бармен, официантка, хостес). Если вы позволяете своим сотрудникам работать сверхурочно, это простой способ отслеживать это также.

Поддержание разрешений

Если вы управляете расчетом заработной платы и планированием через ваш POS, еще более важно, чтобы система могла различать сотрудников, менеджеров и вас. Большинство систем позволяют вам создавать роли с определенными разрешениями. Вы можете контролировать доступ каждого сотрудника индивидуально или разбить их на группы, такие как персонал и менеджеры. Это имеет побочный эффект упрощения задач для ваших сотрудников; они не окажутся в затруднительном положении, разбираясь с настройками, которые могут вызвать у вас проблемы. Вместо этого у них будет все необходимое для эффективного выполнения своей работы — и ничего лишнего.

Отслеживание комиссий и чаевых

В рамках неформальной системы чаевые могут быть сложными. Когда процесс не прозрачен, это может привести к разочарованию и даже ухудшению морального состояния сотрудников. Но когда чаевые интегрированы в ваш POS, все могут видеть, как были рассчитаны их чаевые, и ничего не оставлено на произвол судьбы. Ваши сотрудники могут предпочитать более неформальные наличные чаевые, но отслеживание всего открыто таким образом — лучший способ избежать потенциально разрушительных недоразумений или неправильной коммуникации.

Хорошее программное обеспечение POS позволит вам добавлять чаевые непосредственно в систему. Любой с разрешением сможет увидеть сумму чаевых на пользователя, и вы даже можете установить процент перераспределения для остальной команды.

Точно так же, как и с чаевыми, требование от ваших сотрудников входить в систему для каждой сессии, когда они находятся у кассы, упрощает расчет их комиссий. Это затем легко добавляется к их предстоящему чеку.

Отчетность по персоналу

Если вы управляете рестораном или розничной операцией, одно можно сказать точно: вы чрезвычайно заняты. Вот почему аналитические и отчетные возможности, вероятно, являются самым большим активом правильно используемой системы точек продаж. Без этих возможностей вам пришлось бы делать множество расчетов, которые вы, вероятно, постоянно откладываете. Но когда анализ производительности сотрудников так же прост, как нажатие кнопки и чтение с экрана или распечатки, это то, что вы можете делать каждую неделю или около того, не отвлекаясь от управления вашим бизнесом. На самом деле, можно сказать, что это необходимо для наиболее эффективного управления вашим магазином или рестораном.

Качественные системы POS позволят вам определить ключевые показатели эффективности для ваших сотрудников, чтобы как вы, так и они могли отслеживать их эффективность. Возможность отслеживать эти данные в реальном времени может дать вашим сотрудникам цель и позволить вам поддерживать определенных членов команды, вознаграждая других за их успех.

Управление сотрудниками в вашем программном обеспечении POS может показаться значительным предприятием, которое требует как времени, так и денег. Но, как и во многих вещах, время, деньги и раздражение, которые вы сэкономите в конечном итоге с небольшими затратами в начале, сделают это более чем оправданным.