Аналитика закупок: Оптимизация данных для стратегического преимущества

С ростом решений, основанных на данных, в управлении цепочками поставок, аналитика закупок стала критически важной в бизнес-операциях. Она трансформирует закупки из устаревших ручных практик в автоматизированный процесс, управляемый программным обеспечением procure-to-pay.

Анализ данных закупок не только помогает отслеживать модели расходов организации, но и способствует принятию обоснованных стратегических решений для роста бизнеса. В результате компании могут сократить затраты, смягчить предстоящие проблемы и улучшить операционную эффективность.

Вот разбивка аналитики закупок, ее типов, функций и роли в бизнес-операциях.

Определение аналитики закупок

В двух словах, аналитика закупок используется для преобразования данных о прошлых покупках организации в практические идеи для улучшения будущей стратегии и принятия решений. Также известная как анализ закупок или покупок, этот процесс включает сбор данных из многочисленных внутренних и внешних источников и анализ этих данных.

Итоговые выводы представлены в доступных форматах, таких как графики, диаграммы и интуитивные панели управления. Анализ закупок не заканчивается визуализацией — проанализированные данные затем используются специализированными командами для выявления будущих рыночных тенденций, минимизации рисков и разработки устойчивых стратегий.

Типы анализа закупок

Компании могут выбирать из различных типов анализа закупок в зависимости от их конкретных потребностей и проблем. Независимо от того, является ли целью оценка исторических данных или выявление причин каких-либо ошибок в закупках, аналитика помогает найти решение. Ключевые типы анализа данных закупок включают описательную, диагностическую, предсказательную и предписывающую аналитику.

Описательная аналитика

Роль описательной аналитики заключается в том, чтобы изучать исторические данные и описывать прошлые тенденции и модели в организации. Описательный анализ закупок может показать, что компания потратила больше на канцелярские товары в праздничный сезон или постоянно работала с поставщиками, которые задерживают поставки. В результате они могут сэкономить на канцелярских товарах, закупив их оптом перед праздниками, и переключиться на другого, более надежного поставщика. Эти идеи помогают направлять принятие решений в организации, делая операционные процессы более эффективными и снижая затраты ресурсов.

Диагностическая аналитика

Диагностическая аналитика, с другой стороны, больше сосредоточена на причинах, почему определенные прошлые события или тенденции произошли. Верная своему названию, этот тип анализа данных закупок является ключевым для понимания коренной причины неудачи в закупках. Например, если организация замечает, что качество ее продукта значительно упало, она может использовать диагностическую аналитику вместе с другими инструментами для анализа производительности поставщика. Как только анализ закупок помогает выявить проблему (например, стандарты качества поставщика снизились), заинтересованные стороны могут работать над решением.

Предсказательная аналитика

Предсказательная аналитика использует собранные данные о закупках для выявления потенциальных бизнес-тенденций, прогнозирования предстоящих рисков и предсказания производительности в аналитике закупок. Компания может использовать модели предыдущих лет и предвидеть любые проблемы, с которыми она уже сталкивалась в прошлом. Например, если предсказательная аналитика показала, что магазин ранее исчерпал запасы популярного продукта, они могут избежать этого, заранее закупив товар. Этот тип анализа закупок не только помогает компании принимать обоснованные решения, но и смягчает риски.

Предписывающая аналитика

Используя информацию из других типов анализа закупок, предписывающая аналитика предлагает потенциальные решения и курсы действий для бизнеса. Процесс в основном осуществляется с помощью инструментов ИИ и машинного обучения. Например, модель предписывающей аналитики использует исторические данные и метрики производительности поставщиков, чтобы рекомендовать оптимальные стратегии закупок и условия контрактов. Это особенно полезно в анализе возможностей закупок, когда необходимо оценить производительность поставщиков и сроки поставки для определения стратегий долгосрочных отношений с поставщиками.

KPI и метрики в анализе закупок

Ключевые показатели эффективности (KPI) для анализа закупок помогают бизнесу измерять свою производительность, эффективность затрат и эффективность поставщиков с помощью четких, количественных данных. Хотя KPI зависят от потребностей организации, некоторые из ключевых метрик включают:

• Расходы против бюджета сравнивают историю расходов с выделенным бюджетом, чтобы определить, соответствуют ли покупки лимитам расходов. Цель состоит не в том, чтобы сэкономить средства, а в том, чтобы оставаться в рамках предоставленных финансовых ресурсов. Компании используют анализ затрат на закупки, чтобы изучить косвенные и прямые затраты и определить области для оптимизации.

• Расходы под управлением — это сумма расходов, управляемая непосредственно командой закупок организации.

• Время выполнения поставщика измеряет время, необходимое поставщику для доставки продукта после получения заказа на покупку.

• Факторы вариации, такие как цена, количество и вариация времени выполнения, относятся к любым различиям между запланированными и фактическими результатами процесса закупок.

Ключевые шаги в аналитике закупок

Анализ и выявление моделей покупок и практик управления расходами имеют решающее значение в сегодняшнем рыночном ландшафте. Но что еще более важно, так это подход к анализу закупок с четкой стратегией на уме.

Хотя может быть соблазнительно загрузить всю свою базу данных в программное обеспечение для аналитики закупок и пытаться решать проблемы на ходу, этот метод редко оказывается успешным. Аналитика закупок обычно включает несколько ключевых шагов, включая сбор данных, очистку и организацию данных, анализ, визуализацию и отчетность.

1. Определение целей и сбор данных

Основой эффективного анализа закупок являются цели, определенные в самом начале процесса. Независимо от цели — будь то снижение затрат, мониторинг производительности поставщиков или создание долгосрочной стратегии — важно определить ключевые области для фокуса.

Некоторые из факторов, которые компании учитывают на этом этапе, включают доступные и необходимые ресурсы, текущие метрики KPI и потенциальные риски. Понимание приоритетов для бизнес-операций обеспечивает более точные и практические результаты в аналитике закупок.

Процесс сбора данных в аналитике закупок включает извлечение данных из различных ресурсов в централизованную базу данных. Источники данных организации могут быть как внутренними, так и внешними, причем оба типа данных одинаково полезны.

Внутренние источники данных поступают изнутри организации и включают:

• Системы управления ресурсами предприятия (ERP)

• Программное обеспечение для управления счетами и покупками

• Бухгалтерское программное обеспечение

• Платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управления взаимоотношениями с поставщиками (VRM)

• Программное обеспечение procure-to-pay

• Внутренняя переписка, отчеты о продажах и финансовые записи

Внешние источники данных включают активы вне организации, которые доступны либо публично, либо через сторонние ресурсы. Они включают:

• Информацию о поставщиках

• Отраслевые коды и отчеты

• Публичные базы данных

• Финансовые данные третьих сторон, такие как отчеты о валюте и затратах

2. Очистка и организация данных

Хотя сбор как можно большего количества данных, безусловно, полезен для глубокого анализа закупок, некоторые грязные данные могут помешать результатам. Грязные данные относятся к ошибочной, неполной информации, которая может содержать дубликаты, быть поврежденной или устаревшей. Специалисты по закупкам работают над тем, чтобы обеспечить точность данных из различных источников, избегая несоответствующих форматов, несовпадений дат или мелких ошибок в отчетах.

Классификация — еще один важный шаг в аналитике закупок, который включает разделение данных на четко определенные категории. Это чрезвычайно полезно, если вы планируете сосредоточиться на конкретной области, такой как источники в аналитике закупок. Например, вы можете сгруппировать поставщиков по факторам риска и прибыльности с помощью матрицы Кралйчика или приоритизировать данные по правилу 80/20.

3. Анализ закупок

Используя цели, четко определенные на первом этапе, проведите анализ данных закупок, который, безусловно, является самой важной частью процесса. На чем вы хотите сосредоточиться, полностью зависит от ваших потребностей. Некоторые из шагов, которые вы можете предпринять во время анализа закупок, включают, но не ограничиваются:

• Анализ расходов изучает прошлые расходы, чтобы определить модели покупок и получить идеи о возможностях экономии.

• Анализ затрат на закупки сосредоточен на отдельных затратах на закупки, включая прямые и косвенные расходы, общую стоимость владения и проведение анализа затрат и выгод. Например, компания может обнаружить, что импорт определенных материалов требует больше затрат, чем использование местных поставщиков. После проведения анализа затрат на закупки организация может решить сократить расходы, переключившись на другого поставщика.

• Анализ поставщиков сужает более широкий спектр аналитики закупок и оценивает каждого поставщика по ключевым факторам, таким как их производительность, сроки доставки, надежность и эффективность затрат.

• Анализ разнообразия поставщиков позволяет компаниям получить четкий обзор поставщиков, принадлежащих меньшинствам, женщинам и другим разнообразным поставщикам в их цепочке поставок.

• Анализ возможностей закупок включает анализ рыночной конкуренции и потребительского спроса для принятия стратегических решений для роста бизнеса.

• Анализ контрактов включает изучение юридических обязательств в любых бизнес-отношениях.

4. Визуализация и отчетность

Чтобы сообщить свои выводы любым заинтересованным сторонам, используйте программное обеспечение для закупок, чтобы создать графическое представление данных. Исследование, проведенное Карин Эберхард в Management Review Quarterly, показало, что визуализация данных значительно улучшает качество принятия решений в стратегическом управлении. Некоторые из визуальных форматов включают круговые диаграммы, линейные графики, диаграммы, геопространственные карты и многие другие техники, которые могут быть собраны в интуитивную панель управления. Например, визуализация помогает выделить области для роста в анализе возможностей закупок.

Использование аналитики для закупок

Анализируя прошлые и текущие данные, аналитика закупок может быть важной для стратегического роста в различных отраслях и отделах внутри организации. Они помогают командам закупок получить важные идеи о данных о покупках, которые затем могут быть использованы для решения одной из бизнес-потребностей. От рыночных исследований до управления цепочками поставок, аналитика закупок имеет различные преимущества, такие как:

• Приоритизация ресурсов

• Улучшение источников, управления цепочками поставок и управления рисками

• Оптимизация логистики и планирования доставки

• Получение общего представления о процессах закупок

Анализ закупок помогает компаниям контролировать свои операции в цикле закупок, закрывать любые пробелы и несоответствия в потребительском спросе и отношениях с поставщиками, а также отслеживать свои модели расходов. Использование программного обеспечения для аналитики закупок, основанного на данных, помогает командам закупок эффективно проводить анализ покупок, экономить ресурсы и получать предсказательные идеи.